La gestion d'un organisme de formation implique de nombreuses tâches administratives, qui peuvent rapidement devenir chronophages et énergivores.
Dans un contexte où la qualité des formations est une priorité, comment faire pour optimiser votre temps et vos ressources tout en restant conforme aux réglementations ?
Faut-il internaliser la gestion administrative ou la déléguée à un tiers dont c’est le métier et l’expertise pour mutualiser les coûts et se concentrer sur votre cœur de métier : la formation.
De nombreux organismes se posent cette question.
Dans cet article, nous explorerons les avantages et les inconvénients de chaque approche pour vous aider à faire le meilleur choix pour votre organisme de formation.
Avant de vous en dire plus sur l'internalisation ou l'externalisation, il est essentiel de comprendre le contexte actuel du secteur. La France est connue pour ses procédures administratives complexes, et le secteur de la formation professionnelle n'y échappe pas.
La gestion des clients, la collecte des éléments administratifs, la rédaction des documents, les demandes de financement (OPCA, France Travail, etc.). Ces tâches peuvent rapidement devenir laborieuses et fastidieuses.
En plus, le paysage réglementaire évolue constamment, avec de nouvelles normes à respecter pour garantir la qualité des formations (Hello Qualiopi). Et n'oublions pas les avancées technologiques qui changent la manière dont la formation est dispensée et gérée.
Bref, un véritable défi pour les gestionnaires de formations !
L'internalisation signifie que vous gérez toutes les tâches administratives en interne, au sein de votre organisme de formation (rédaction des conventions, gestion des contrats, demande de financement, facturation, etc.).
L'externalisation consiste à confier ces tâches à un prestataire externe spécialisé.
Le choix entre internalisation et externalisation est une décision cruciale qui impactera votre efficacité, vos coûts et votre capacité à vous concentrer sur votre cœur de métier.
Dendreo, logiciel SaaS de gestion pour les organismes de formation, s'intègre parfaitement à votre organisation, que vous internalisiez ou externalisiez vos processus.
Dendreo vous offre une solution complète pour simplifier et automatiser vos tâches administratives, vous permettant ainsi de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Grâce à ses fonctionnalités avancées, vous pouvez :
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"On a gagné énormément de temps, mais aussi en qualité. Sur une semaine, on pourrait passer de 4 jours à 2 jours par exemple. On va être sur 50% de gain de temps mais on gagne énormément en qualité aussi."
- Céline Vacca, Responsable Formation chez Reynolds & Reynolds
Il n'existe pas de réponse unique à la question de l'internalisation ou de l'externalisation. Chaque approche a ses avantages et ses défis.
Peu importent vos besoins, pensez à votre stratégie de formation et comment elle peut contribuer à vos objectifs commerciaux sur le long terme.
Q : Quels sont les coûts associés à l'internalisation de la gestion administrative ?
R : Les coûts de l'internalisation comprennent les salaires du personnel administratif, les licences de logiciels de gestion, les formations continues pour maintenir les compétences à jour, ainsi que les coûts indirects liés à la supervision et à la gestion de l'équipe.
Q : Comment choisir le bon prestataire externe pour l'externalisation ?
R : Il est essentiel de définir vos besoins précis, de rechercher des prestataires spécialisés dans votre secteur d'activité, de comparer les offres en termes de services, de tarifs et de références clients, et de vérifier leur réputation et leur fiabilité.
Q : Comment garantir la confidentialité de mes données en cas d'externalisation ?
R : Assurez-vous que le prestataire externe dispose de mesures de sécurité robustes pour protéger vos données, telles que le cryptage des données, des sauvegardes régulières et des procédures de contrôle d'accès strictes. Un accord de confidentialité (NDA) doit également être signé pour encadrer la gestion des données sensibles.
Q : L'externalisation est-elle adaptée aux tpe et pme ?
R : Oui, l'externalisation peut être particulièrement avantageuse pour les petites structures qui n'ont pas les ressources nécessaires pour internaliser la gestion administrative. Elle permet de bénéficier d'une expertise spécialisée à un coût souvent inférieur à celui de l'embauche d'une équipe interne.
Q : Est-il possible de combiner internalisation et externalisation ?
R : Absolument ! Une approche hybride peut être la solution idéale. Vous pouvez internaliser certaines tâches pour lesquelles vous disposez d'une expertise en interne, tout en externalisant d'autres tâches plus spécifiques ou nécessitant des compétences pointues.
Q : Comment mesurer le retour sur investissement (ROI) de l'externalisation ?
R : Le ROI de l'externalisation peut être évalué en comparant les coûts de l'externalisation aux coûts de l'internalisation (salaires, logiciels, formations, etc.). Il faut également prendre en compte les gains indirects, tels que le temps libéré pour les activités à plus forte valeur ajoutée, l'amélioration de la qualité des services et la réduction des risques.
Q : Quelles sont les étapes clés pour réussir une transition vers l'internalisation ?
R : La transition vers l'internalisation nécessite une planification minutieuse. Il faut recruter et former le personnel adéquat, acquérir les outils et logiciels nécessaires, mettre en place des processus efficaces et assurer une communication fluide entre les différentes équipes.
Q : Comment s'assurer de la qualité des services d'un prestataire externe ?
R : Demandez des références clients, vérifiez les certifications et labels de qualité du prestataire, et mettez en place des indicateurs de performance (KPI) pour suivre la qualité des services rendus. N'hésitez pas à effectuer des audits réguliers pour vous assurer du respect de vos exigences.
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