Internaliser ou externaliser : Quel choix pour la gestion de votre centre de formations ?

La gestion d'un organisme de formation implique de nombreuses tâches administratives, qui peuvent rapidement devenir chronophages et énergivores.

Dans un contexte où la qualité des formations est une priorité, comment faire pour optimiser votre temps et vos ressources tout en restant conforme aux réglementations ?

Faut-il internaliser la gestion administrative ou la déléguée à un tiers dont c’est le métier et l’expertise pour mutualiser les coûts et se concentrer sur votre cœur de métier : la formation.

De nombreux organismes se posent cette question.

Dans cet article, nous explorerons les avantages et les inconvénients de chaque approche pour vous aider à faire le meilleur choix pour votre organisme de formation.

Le contexte actuel de la formation professionnelle

Avant de vous en dire plus sur l'internalisation ou l'externalisation, il est essentiel de comprendre le contexte actuel du secteur. La France est connue pour ses procédures administratives complexes, et le secteur de la formation professionnelle n'y échappe pas.

La gestion des clients, la collecte des éléments administratifs, la rédaction des documents, les demandes de financement (OPCA, France Travail, etc.). Ces tâches peuvent rapidement devenir laborieuses et fastidieuses.

Aujourd’hui gérer un apprenant, c’est plus de 25 étapes administratives.

En plus, le paysage réglementaire évolue constamment, avec de nouvelles normes à respecter pour garantir la qualité des formations (Hello Qualiopi). Et n'oublions pas les avancées technologiques qui changent la manière dont la formation est dispensée et gérée.

Bref, un véritable défi pour les gestionnaires de formations !

Qu'est-ce qu'internalisé ou externalisé ?

L'internalisation signifie que vous gérez toutes les tâches administratives en interne, au sein de votre organisme de formation (rédaction des conventions, gestion des contrats, demande de financement, facturation, etc.).

L'externalisation consiste à confier ces tâches à un prestataire externe spécialisé.

Les avantages de l'internalisation

• Contrôle total : Vous êtes le seul maître à bord. Vous définissez vos propres processus, les adaptez à vos besoins spécifiques et gardez une vision globale de votre activité.
• Expertise interne : En formant vos collaborateurs, vous développez un véritable savoir-faire en interne. Cette expertise vous permet de mieux comprendre les enjeux de votre secteur et de proposer des solutions sur mesure à vos clients.
• Adaptabilité : Vous pouvez ajuster vos process en temps réel, en fonction des retours de vos clients et des évolutions du marché. Cette réactivité est un atout majeur pour rester compétitif.

Les défis de l'internalisation

• Coûts initiaux : La mise en place d'une équipe administrative compétente nécessite des investissements importants. Il faut recruter, former et équiper votre personnel, ce qui peut peser sur votre budget.
• Investissement en ressources : La gestion administrative demande du temps et de l'énergie. Vos collaborateurs doivent se tenir informés des évolutions réglementaires, maîtriser les outils de gestion et assurer un suivi rigoureux des dossiers.
• Rigidité potentielle : Les processus internes peuvent parfois manquer de souplesse. Il peut être difficile de s'adapter rapidement aux changements du marché ou aux demandes spécifiques de vos clients.

Les avantages de l'externalisation

• Accès à une expertise spécifique : Les prestataires externes sont des experts dans leur domaine. Ils maîtrisent les subtilités de la réglementation, les dernières technologies et les meilleures pratiques du secteur. Vous bénéficiez ainsi d'un savoir-faire pointu sans avoir à investir en interne.
• Technologies avancées : Les prestataires disposent souvent d'outils performants, comme Dendreo, pour gérer les inscriptions, les dossiers de financement, la facturation, etc. Ces solutions vous font gagner du temps et vous assurent une gestion efficace de votre activité.
• Flexibilité : L'externalisation vous permet de vous adapter rapidement aux fluctuations de votre activité. Vous pouvez augmenter ou réduire le volume de prestations en fonction de vos besoins, sans avoir à gérer les contraintes liées à une équipe interne.
• Gain de temps et de ressources : En déléguant les tâches administratives, vous libérez du temps précieux pour vous consacrer à la conception de vos formations, à la recherche de nouveaux clients et au développement de votre activité.

Défis de l'externalisation

• Perte de contrôle : Confier la gestion administrative à un tiers implique de renoncer à une partie du contrôle sur vos processus. Il est donc essentiel de choisir un prestataire de confiance, capable de respecter vos exigences et vos valeurs.
• Dépendance : Vous devenez dépendant de votre prestataire pour la gestion de vos dossiers. Il est important de mettre en place un contrat clair et précis, définissant les responsabilités de chacun et les modalités de résiliation.
• Confidentialité des données : La gestion administrative implique le traitement de données sensibles (informations personnelles des apprenants, données financières, etc.). Il est crucial de s'assurer que votre prestataire respecte les normes de sécurité et de confidentialité en vigueur.

Alors, internaliser ou externaliser ?

Le choix entre internalisation et externalisation est une décision cruciale qui impactera votre efficacité, vos coûts et votre capacité à vous concentrer sur votre cœur de métier.

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Comment faire le bon choix ?

1. Évaluez vos ressources : Disposez-vous des compétences, du temps et du budget nécessaires pour gérer efficacement votre administration en interne ?
2. Analysez vos besoins : Vos formations sont-elles standardisées ou nécessitent-elles une expertise spécifique ?
3. Inspirez-vous d'autres expériences : Consultez des études de cas et des témoignages pour comprendre les avantages et les défis de chaque approche.

Dendreo : Votre allié pour une gestion simplifiée et efficace, en interne comme en externe.

Dendreo, logiciel SaaS de gestion pour les organismes de formation, s'intègre parfaitement à votre organisation, que vous internalisiez ou externalisiez vos processus.

Dendreo vous offre une solution complète pour simplifier et automatiser vos tâches administratives, vous permettant ainsi de vous concentrer sur votre cœur de métier.

Grâce à ses fonctionnalités avancées, vous pouvez :

• Automatiser les tâches chronophages : Dendreo prend en charge la rédaction des conventions, l'envoi des convocations, la gestion des factures et bien plus encore, vous libérant ainsi un temps précieux pour vous concentrer sur vos formations.
• Centraliser vos données : Toutes les informations relatives à vos apprenants, vos formations et vos finances sont regroupées dans un seul endroit, facilitant ainsi le suivi et la prise de décision.
• Respecter les réglementations : Dendreo intègre les dernières évolutions réglementaires, vous garantissant une conformité totale avec les normes en vigueur (Qualiopi, RGPD, etc.).
• Améliorer l'expérience client : Grâce à des outils de communication intégrés et à un espace client personnalisé, vous offrez à vos apprenants un parcours fluide et agréable.

Reynolds & Reynolds gagne 50% de temps grâce à Dendreo

"On a gagné énormément de temps, mais aussi en qualité. Sur une semaine, on pourrait passer de 4 jours à 2 jours par exemple. On va être sur 50% de gain de temps mais on gagne énormément en qualité aussi."

- Céline Vacca, Responsable Formation chez Reynolds & Reynolds

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Conclusion

Il n'existe pas de réponse unique à la question de l'internalisation ou de l'externalisation. Chaque approche a ses avantages et ses défis.

Peu importent vos besoins, pensez à votre stratégie de formation et comment elle peut contribuer à vos objectifs commerciaux sur le long terme.

Foire Aux Questions (FAQ) :

Q : Quels sont les coûts associés à l'internalisation de la gestion administrative ?

R : Les coûts de l'internalisation comprennent les salaires du personnel administratif, les licences de logiciels de gestion, les formations continues pour maintenir les compétences à jour, ainsi que les coûts indirects liés à la supervision et à la gestion de l'équipe.

Q : Comment choisir le bon prestataire externe pour l'externalisation ?

R : Il est essentiel de définir vos besoins précis, de rechercher des prestataires spécialisés dans votre secteur d'activité, de comparer les offres en termes de services, de tarifs et de références clients, et de vérifier leur réputation et leur fiabilité.

Q : Comment garantir la confidentialité de mes données en cas d'externalisation ?

R : Assurez-vous que le prestataire externe dispose de mesures de sécurité robustes pour protéger vos données, telles que le cryptage des données, des sauvegardes régulières et des procédures de contrôle d'accès strictes. Un accord de confidentialité (NDA) doit également être signé pour encadrer la gestion des données sensibles.

Q : L'externalisation est-elle adaptée aux tpe et pme ?

R : Oui, l'externalisation peut être particulièrement avantageuse pour les petites structures qui n'ont pas les ressources nécessaires pour internaliser la gestion administrative. Elle permet de bénéficier d'une expertise spécialisée à un coût souvent inférieur à celui de l'embauche d'une équipe interne.

Q : Est-il possible de combiner internalisation et externalisation ?

R : Absolument ! Une approche hybride peut être la solution idéale. Vous pouvez internaliser certaines tâches pour lesquelles vous disposez d'une expertise en interne, tout en externalisant d'autres tâches plus spécifiques ou nécessitant des compétences pointues.

Q : Comment mesurer le retour sur investissement (ROI) de l'externalisation ?

R : Le ROI de l'externalisation peut être évalué en comparant les coûts de l'externalisation aux coûts de l'internalisation (salaires, logiciels, formations, etc.). Il faut également prendre en compte les gains indirects, tels que le temps libéré pour les activités à plus forte valeur ajoutée, l'amélioration de la qualité des services et la réduction des risques.

Q : Quelles sont les étapes clés pour réussir une transition vers l'internalisation ?

R : La transition vers l'internalisation nécessite une planification minutieuse. Il faut recruter et former le personnel adéquat, acquérir les outils et logiciels nécessaires, mettre en place des processus efficaces et assurer une communication fluide entre les différentes équipes.

Q : Comment s'assurer de la qualité des services d'un prestataire externe ?

R : Demandez des références clients, vérifiez les certifications et labels de qualité du prestataire, et mettez en place des indicateurs de performance (KPI) pour suivre la qualité des services rendus. N'hésitez pas à effectuer des audits réguliers pour vous assurer du respect de vos exigences.

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