Vous avez décidé d’engager votre organisme de formation dans une démarche de certification Qualiopi ? Il s’agit d’une reconnaissance officielle qui lui amènera de nombreux avantages. Le chemin jusqu’à la certification est ponctué par différentes étapes qui demandent rigueur et méthode pour répondre aux différents critères du référentiel Qualiopi. Si la motivation est essentielle dans ce genre de démarche, elle n’est parfois pas suffisante et certains organismes de formation décident de se faire accompagner.
Est-il obligatoire de prendre un accompagnement Qualiopi pour son organisme de formation ? Faut-il gérer sa certification seul ou via un accompagnement externe ? Quels sont les avantages de chaque situation ? Faut-il se doter d’outils spécifiques pour obtenir la certification Qualiopi ? Faisons le point.
D’un point de vue légal, les organismes de formation ne sont pas obligés de solliciter un accompagnement Qualiopi pour préparer leurs différents audits (audit initial, audit de surveillance, audit de renouvellement).
Pour bien préparer leur certification, les centres de formation peuvent s’appuyer sur le guide de lecture du Référentiel national Qualité, disponible sur le site Internet travail-emploi.gouv.fr (dernière version du 29 mars 2021). Il détaille pour chacun des 7 critères et 32 indicateurs du référentiel Qualiopi, les différents éléments de preuve qui seront demandés aux centres de formation pour être certifiés.
Avec ce guide, un centre de formation qui dispose déjà d’un fonctionnement rodé et de processus solides pourra donc se préparer seul. En revanche, les centres de formation qui ne bénéficient pas du même niveau de structuration n’ont pas l’habitude de ce genre de démarche, ou manquent de temps, ont davantage d’arguments pour se tourner vers un accompagnement Qualiopi. Solliciter un consultant externe peut leur permettre de gagner en efficacité et en sérénité.
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Quels sont les avantages à gérer sa démarche de certification seul, sans accompagnement Qualiopi ?
a) Maîtriser ses coûts
Engager son organisme de formation dans une démarche de certification Qualiopi est un investissement. Si les bénéfices pour l’OF sont indéniables sur le long terme (meilleure reconnaissance par les organismes financeurs, par exemple), l’OF doit déjà, dans le cadre de sa demande de certification, régler les frais des différents audits réalisés par l’organisme certificateur qu’il aura choisi.
Le coût des audits varie en fonction du chiffre d’affaires de l’organisme de formation, des catégories auditées (actions de formation, bilan de compétences, VAE, CFA) et du nombre de sites. Les organismes certificateurs n’appliquent pas non plus tous les mêmes tarifs alors que la durée de l’audit est légale. Payer un accompagnement Qualiopi en plus de ces différents frais peut s’avérer pesant financièrement pour certains centres de formation qui préfèrent donc gérer leur certification Qualiopi seuls, sans accompagnement et sans coût supplémentaire.
b) Pouvoir réaliser les démarches à son rythme
La démarche de certification Qualiopi est ponctuée par les différents cycles daudits. Leur préparation demande à chaque fois une grande rigueur (examen des différents critères, préparation des preuves, etc.). Certains centres de formation préfèrent garder la main et ainsi pouvoir réaliser les démarches selon leur rythme propre, sans dépendre d’un planning extérieur qui leur serait proposé avec un accompagnement Qualiopi.
c) Avoir la main totale sur son OF, ses offres et ses activités
Tous les OFs ne sont pas prêts ou suffisamment matures pour accepter un œil externe (aussi professionnel et bienveillant soit-il) sur leur fonctionnement, leurs offres et leurs activités. Dans ce genre de cas, mieux vaut préparer seul sa certification, en constituant une équipe en interne.
d) Monter en compétences quant aux bonnes pratiques de formation et de connaissance Qualiopi
Le fait de s’appuyer sur ses ressources plutôt que sur un accompagnement Qualiopi permet d’ailleurs de favoriser la montée en compétences interne, de réinterroger ses pratiques et son fonctionnement dans une démarche d’amélioration continue. Voilà un bon point de départ pour obtenir la certification Qualiopi pour son centre de formation.
a) Bénéficier des conseils d’experts d’audits Qualiopi
Les consultants Qualiopi connaissent le référentiel Qualiopi sur le bout des doigts et dans ses moindres subtilités, puisqu’ils l’ont sous les yeux au quotidien. Ils savent lire entre les lignes et n’ont aucun doute sur les éléments à fournir en guise de preuves.
D’autre part, les prestataires d'accompagnements Qualiopi évoluent en permanence avec différents acteurs du secteur de la formation et connaissent également les bonnes pratiques en la matière.
b) Gagner du temps sur la préparation des audits
Plus votre préparation sera structurée, plus vous gagnerez en temps et en efficacité. Par où commencer le travail de préparation ? Sous quel délai allez-vous pouvoir passer l’audit initial ? L’organisme extérieur est justement là pour vous proposer un rythme de travail réaliste et vous permettre d’atteindre la certification et de vous placer dans une démarche d’amélioration continue durable et bénéfique pour les prochains audits. En cours de préparation, il pourra par exemple vous inviter à réaliser un audit blanc pour déterminer si vous êtes prêt à passer l’audit. Il ne s’agit ni de se précipiter ni de laisser trop glisser le calendrier.
c) Minimiser les risques de non-conformité
L’un des principaux avantages de l'accompagnement Qualiopi est qu'il vous permet d’aborder les différents audits de manière plus sereine, en redoutant beaucoup moins les risques de non-conformité. En effet, l’objectif de ce genre d’accompagnement est justement de soulever les écarts potentiels par rapport aux attentes du référentiel Qualiopi et de vous donner les clés pour les corriger avant les différents audits.
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S’il n’est pas obligatoire de passer par un accompagnement Qualiopi pour être certifié, opter pour un logiciel de gestion ne l’est pas non plus. Les organismes de formation sont libres de préparer comme ils le souhaitent leurs audits qualité. Cependant, les différents échanges e-mails ou papier montrent vite leurs limites dans le cadre d’une démarche qualité, qui demande d’avoir une vision sur le long terme et une organisation sans faille.
Aujourd’hui de nombreux organismes de formation mènent des démarches de digitalisation. En stockant et en centralisant les différents éléments et documents nécessaires à leurs activités, les centres de formation qui utilisent ce genre d’outils constatent des avantages certains en matière de croissance et de développement interne. La communication avec leurs différentes parties prenantes (clients, apprenants, financeurs) est fluidifiée.
Au-delà de la gestion quotidienne de l’activité de votre OF, l’utilisation d’un logiciel de gestion de la formation comme Dendreo peut vous aider concrètement à structurer vos process qualité dans une optique d’amélioration continue. Vous y retrouvez les différents éléments du référentiel Qualiopi officiel, vous identifiez grâce à lui vos axes d’amélioration, centralisez les différents documents qui vous seront demandés en tant que preuves, etc. Vous pouvez ainsi préparer vos différents audits de manière plus efficace et faire vivre au quotidien votre démarche qualité.
Le recours à un logiciel pour centre de formation apparaît comme un bon compromis, à mi-chemin entre l’accompagnement externe et l’autonomie totale. N’oublions pas, une démarche d’amélioration continue est d’abord bénéfique pour ses activités, ses clients, ses collaborateurs et donc également pour répondre aux exigences du référentiel Qualiopi durant les prochains cycles (audits de surveillance et audits de renouvellement).
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