Obtenir la certification Qualiopi : voilà un objectif poursuivi par de nombreux organismes de formation. En effet, l’obtention de cette certification présente de nombreux avantages pour les prestataires de formation, mais cela demande également un investissement sur le long terme.
Vous souhaitez vous lancer dans un parcours de certification Qualiopi ? Quelles sont les différentes étapes à respecter pour obtenir la certification Qualiopi et la conserver ? On vous donne les informations-clés pour y parvenir.
Pour être certifiés Qualiopi, les prestataires et organismes de formation doivent répondre aux 7 critères prévus par le Référentiel national qualité (RNQ).
Pour les OFs, la certification est un gage de qualité qui augmente leur crédibilité et capital confiance tant auprès des organismes financeurs qu’aux yeux des potentiels apprenants, partenaires et clients.
Mais surtout, depuis le 1er janvier 2022, elle est obligatoire pour être éligible à des financements publics ou mutualisés, comme CPF, Pôle emploi ou encore, les OPCO, et même pour en obtenir auprès d’autres organismes financeurs. Obtenir la certification Qualiopi permet également aux organismes de formation de s’inscrire dans une démarche qualité et d’amélioration continue. De cette démarche, ils peuvent tirer de nombreux bénéfices pour le développement de leur structure : accélération de leur transformation digitale, montée en compétences interne, optimisation de la satisfaction client, etc.
De plus, une démarche d’amélioration continue bien menée peut constituer un véritable outil de management pour l’OF.
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La première démarche à réaliser pour un organisme de formation qui souhaite obtenir la certification Qualiopi est de déposer une demande de certification auprès d’un organisme certificateur. La liste officielle des organismes certificateurs répertoriés est disponible sur le site Internet du ministère du Travail, du plein emploi et de l'insertion.
Les centres de formation sont libres de choisir leur organisme certificateur. Il leur suffit de lui adresser un dossier de demande de certification initiale Qualiopi et de signer un contrat. Et c’est parti pour le parcours à l’obtention de la certification et son audit initial !
Avant chaque audit, l’organisme certificateur remet au centre de formation un plan d’audit. Ce dernier détaille les différents critères/indicateurs auxquels l’OF devra répondre.
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Pour obtenir la certification Qualiopi et la maintenir dans le temps, le centre de formation sera amené à passer les 3 audits suivants :
La certification Qualiopi étant exigeante, le déroulement des différents audits demande une certaine préparation. Dans un premier temps, vous devez évidemment comprendre et vous familiariser avec les différents indicateurs du RNQ.
Pour chaque indicateur, examinez le niveau attendu par le législateur et déterminez les preuves que vous apporterez le jour de l’audit. C’est aussi le moment de scruter vos pratiques internes et de sensibiliser vos salariés à une démarche d’amélioration continue adaptée aux exigences du réfentiel Qualité Qualiopi. De nombreux OF font le choix de se faire accompagner par un consultant. Sa mission inclut souvent un « audit blanc » ou pré-audit avant l’audit initial.
Enfin, gardez bien en tête que la certification Qualiopi est une démarche qui s’inscrit dans la durée. Voyez-y une opportunité pour faire évoluer vos pratiques en interne vers davantage de fluidité et d’efficience. C’est un bon point pour le déroulement des audits de surveillance et de renouvellement qui suivront.
Les différents audits Qualiopi constituent des moments-clés dans le parcours d’obtention de la certification. Chaque audit dure au moins une journée. Il est réalisé par un auditeur mandaté par l’organisme certificateur.
L’organisme de formation fournit les informations demandées. L’auditeur analyse les éléments transmis par l’OF pour vérifier que celui-ci respecte bien chaque critère et indicateur du référentiel Qualiopi. Si l’auditeur constate des écarts entre le référentiel et les pratiques de l’organisme de formation, il indique une non-conformité dans son rapport.
Comme le précise le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences : il existe deux types de non-conformités Qualiopi : la mineure et la majeure.
Une non-conformité mineure seule n’empêche pas l’obtention de la certification, mais elle doit faire l’objet d’un plan d’action mis en oeuvre dans les 6 mois.
Si une non-conformité majeure est détectée, l’OF dispose d’un délai de 3 mois pour apporter une preuve permettant à l’auditeur de la lever.
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Chaque audit Qualiopi fait l’objet d’un rapport. Son analyse sert de support à la délivrance (ou au renouvellement) de la certification Qualiopi. Les rapports peuvent également mettre en lumière des non-conformités.
À l’issue de l’audit initial, par exemple, l’organisme candidat à la certification Qualiopi reçoit un rapport établissant (ou non) sa conformité avec les exigences de qualité Qualiopi. Chaque indicateur est détaillé. Il existe alors trois cas de figure :
Avant chaque nouvel audit, pensez bien à relire le rapport de l’audit précédent.
Le coût de la certification Qualiopi comprend les frais des différents audits. Le coût d’un audit diffère en fonction :
Les coûts varient bien sûr en fonction des différents organismes certificateurs, mais il est courant de constater un prix autour de 1000 € HT (voire plus en fonction des organismes certificateurs) pour une journée d’audit.
À noter : si vous souhaitez bâtir un budget total du coût de la certification Qualiopi, prenez bien en compte le fait qu’il existe 3 audits différents, et que le cycle d’audits reprend au bout de 3 ans.
D’autre part, si votre OF est composé de plusieurs sites ou souhaite se faire accompagner pour obtenir la certification Qualiopi (préparation, audit blanc, formation, par exemple), vous devez prendre en compte ces coûts additionnels.
Également, si pour des raisons de budget (ou autres), vous souhaitez changer d’organisme certificateur entre deux audits, cela est possible. On parle alors de “transfert de certification”.
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