Depuis plusieurs années le monde de la formation est en pleine ébullition. Le contexte Covid montre que les salariés sont très nombreux à se tourner vers la formation professionnelle notamment dans le cadre d’une reconversion, ou d’une montée en compétences. Dans un secteur extrêmement concurrentiel, les organismes de formation sont amenés à se démarquer par la qualité de leurs prestations.
Le premier des éléments à prendre en compte est l’obtention d’une certification reconnue et devenue indispensable. Depuis 2019, la certification Qualiopi valorise une démarche d’amélioration continue au sein de l’organisme de formation.
De nombreux organismes de formation convoitent ce sésame. Mais en quoi consiste la certification Qualiopi ? Pourquoi est-elle si importante et précieuse pour les OFs ?
Passons en revue les principaux avantages de la certification Qualiopi pour les centres de formation.
Dans le domaine de la formation, Qualiopi est une certification officielle, née d’une volonté de renforcer et approfondir l’encadrement des prestataires de formation, précédemment assuré partiellement par le référencement Datadock.
Composée de sept critères regroupant 32 indicateurs, la certification Qualiopi constitue un gage de qualité pour les prestataires de formation. Cette certification est devenue la référence en matière de qualité des centres de formation, à tel point que certains clients et entreprises considèrent la détention de cette certification comme un critère important (voire indispensable) dans le choix de leurs prestataires ou partenaires de formation. La certification Qualiopi invite les centres de formation à remettre à plat leurs procédures et à réinterroger, à animer en permanence leurs pratiques. En ce sens, la démarche Qualiopi constitue une reconnaissance de la rigueur, du sérieux et du savoir-faire d’un prestataire de formation. C’est un formidable outil de pilotage, de management de l’organisme de formation.
Quelles sont les différences concrètes entre Datadock et Qualiopi ?
Datadock est un catalogue permettant aux organismes de se référencer, alors que Qualiopi est une démarche complète de certification qualité. Celle-ci inclut un travail préparatoire, un audit réalisé par un organisme certificateur indépendant accrédité par l’État et la vérification de différents critères officiels, sur la base des preuves fournies par les organismes de formation.
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Vous souhaitez obtenir des fonds publics ou mutualisés pour votre organisme de formation ou continuer à en bénéficier ? Sachez que la certification de formation Qualiopi est indispensable depuis le 1er janvier 2022 pour être éligible à des financements (OPCO, CPF, Pôle emploi) ou en débloquer d’autres auprès d’organismes financeurs. L’obtention de la certification Qualiopi accorde en effet davantage de crédit à un centre de formation vis-à-vis des organismes financeurs.
Sont concernés par la possibilité de financement Qualiopi, les prestataires dispensant des actions :
À noter : les formateurs indépendants qui souhaitent bénéficier de fonds publics ou mutualisés doivent également préparer un dossier Qualiopi en vue d’obtenir la certification. Si l’audit qualité est concluant, vous deviendrez centre de formation certifié Qualiopi pour les catégories de formation que vous aurez présentées. L’impact de la certification Qualiopi sur la santé financière de votre OF est donc loin d’être neutre.
Autre avantage : Qualiopi est source de confiance pour les futurs apprenants, qui peuvent ainsi faire financer leur projet de formation par leur OPCO, le CPF ou encore Pôle emploi. Dans un contexte de multiplication des offres de formation sur le marché, cet élément de réassurance n’est pas négligeable.
Cela peut sembler contre-intuitif, mais c’est pourtant vrai ! Comme toute entreprise, un OF est soumis à différentes déclarations et doit effectuer de nombreux suivis au quotidien. Loin de constituer un ensemble de tâches supplémentaires, la mise en place d’une démarche adaptée au passage et maintien de la certification Qualiopi peut au contraire permettre aux centres de formation d’optimiser et d’industrialiser leurs démarches administratives, d’autant plus s’ils utilisent un logiciel spécifique aux centres de formation.
Nous oublions parfois les obligations administratives d’un organisme de formation en France (NDA) : signature d’une convention, preuve du suivi de la formation par le participant, preuve de la montée en compétences et de l’atteinte des objectifs, remplissage du Bilan Financier et Pédagogique… La DREETS (Direction Régionale et Interdépartementale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) nous le rappelle dans ce guide à l’usage des organismes de formation d’Île-de-France, consultable actuellement dans sa version de juin 2022 et souvent méconnu par les centres de formation.
La démarche d’amélioration continue qu’amplifie fortement Qualiopi, surtout quand elle est rendue plus fluide par l’utilisation d’une solution de gestion adaptée, est bénéfique dans le quotidien des organismes de formation, que ce soit pour ses activités, ses collaborateurs ou ses obligations légales !
La digitalisation des centres de formation est aujourd’hui un atout pour leur développement et un soutien pour leur croissance. Gestion administrative et financière, pilotage de l’activité, signature électronique, digitalisation du catalogue de formations, etc. Bon nombre de tâches peuvent être digitalisées, à condition bien sûr de disposer d’outils de suivi pertinents et adaptés.
À la clé : un gain de temps et moins d’erreurs humaines, la mise en place d’une démarche d’amélioration continue et de process rigoureux, une meilleure performance commerciale, une amélioration de la satisfaction client, et surtout la possibilité de dédier davantage de temps à la formation en elle-même, autrement dit le cœur de métier des OFs. D’ailleurs, la certification de formation Qualiopi encourage la digitalisation. Digitaliser son organisme, c’est aussi lui conférer un avantage concurrentiel certain, notamment via la mise en place d’approches pédagogiques innovantes (classes virtuelles, réalité augmentée, etc.).
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Qualiopi est un gage de confiance pour les clients, qui sont rassurés sur la qualité des formations proposées. Tous les organismes de formation en ont conscience : des clients écoutés et satisfaits sont davantage susceptibles de recommander un OF Qualiopi et de faire appel à lui pour une prochaine action de formation.
Le suivi qualité d’un centre de formation peut donc nettement contribuer à améliorer la satisfaction client. Cela peut agir comme un levier pour améliorer l’organisation et les pratiques de l’organisme de formation. Pour certains OF, cela peut se traduire par une augmentation de la satisfaction des clients et une meilleure gestion de l’entreprise.
Là encore, les outils utilisés ont leur importance. À titre d’exemple, l’utilisation d’un ERP pour centre de formation peut permettre de générer des questionnaires de satisfaction à chaud comme à froid, de les analyser et de lier les notes de satisfaction avec votre catalogue public sur les fiches formation (une obligation Qualiopi - critère 1).
La certification Qualiopi, par la manière dont elle est conçue, incite les professionnels de la formation à rester compétitifs et à s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue, notamment via des audits réguliers. Un audit à mi-parcours a par exemple lieu 18 mois après la certification, elle-même valable 3 ans.
Lors des différents audits, l’OF peut échanger avec l’organisme auditeur, ce qui lui permet de bénéficier de conseils d’experts pour améliorer ce qui peut l’être. Ainsi, l’organisme de formation et son équipe peuvent monter en compétences et se positionner progressivement comme une référence en communiquant sur ses résultats et bonnes pratiques.
D’autre part, assurer une veille régulière et active est si important que le référentiel Qualiopi l’a intégré parmi ses critères d’évaluation. En effet, la capacité du prestataire à réaliser « une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations » et à en exploiter les enseignements (critère n°25). Soigner sa veille est l’une des clés pour inscrire son organisme dans une démarche d’amélioration continue.
Dendreo est un outil structurant pour assurer votre suivi qualité et ainsi faciliter l’obtention de la certification Qualiopi. Comment peut-il vous aider ? Notamment grâce à la grille de travail dynamique intégrée au sein du logiciel. Celle-ci assiste les OFs dans la réussite de leurs audits de certification Qualiopi (audit initial, audit de surveillance, et également audit de renouvellement).
Vous vous posez des questions sur le logiciel Dendreo et ses fonctionnalités ? Vous souhaitez en savoir plus sur sa mise en place ? Les experts Dendreo vous accompagnent dans le déroulement de votre projet.
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