Organiser des formations, c'est passionnant ! Mais gérer la partie administrative... un peu moins.
Si vous êtes responsable ou directeur d'un organisme de formation, vous savez exactement de quoi on parle !
Entre la gestion des inscriptions, la facturation, le suivi des participants et la communication avec les formateurs, vous jonglez avec une multitude de tâches chronophages.
Heureusement, il existe aujourd'hui des logiciels SaaS spécialement conçus pour vous simplifier la vie. Mais attention, tous les logiciels ne se valent pas !
Après avoir accompagné plus de 1 000 organismes de formation depuis 2011, nous avons identifié les 10 fonctionnalités clés qu'un logiciel de formation doit absolument proposer.
C'est parti ! 🚀
Combien de temps passez-vous à créer et à personnaliser des documents ? Attestations, convocations, conventions, devis... La liste est longue !
La création manuelle de ces documents est chronophage et source d'erreurs. La possibilité de générer automatiquement des attestations, des conventions et d'autres documents est un gain de temps énorme.
Recherchez un logiciel pour organisme de formation qui vous permet de configurer vos propres modèles et de les remplir automatiquement avec les informations du participant, du formateur et de la formation.
Grâce à des modèles personnalisables et à un système de publipostage, vous pouvez créer en quelques clics des documents impeccables et conformes aux normes en vigueur.
Dendreo intègre cette technologie et vous permet de configurer vous-même vos modèles de documents (et d’e-mails !!!) à générer. Vous pouvez ainsi personnaliser vos documents selon vos besoins et votre charte graphique, sans compétence technique spécifique.
Voici ce que Dendreo propose :
Cette fonctionnalité n'est pas seulement un gain de temps énorme, c'est aussi une garantie de cohérence et de professionnalisme dans tous vos documents.
Connaissez-vous vraiment vos clients ? On ne parle pas seulement de leur nom et de leur adresse e-mail, mais de leur historique de formation, de leurs préférences, de vos derniers échanges avec eux, etc.
C’est la base : un bon logiciel de gestion de la formation doit intégrer un CRM (Customer Relationship Management) performant. Tout simplement parce que vos contacts sont votre plus grande richesse !
Un CRM vous permet de centraliser et d'organiser efficacement toutes les informations sur vos clients, prospects et partenaires. Fini les tableurs Excel éparpillés ou les post-it qui s'envolent ! Avec un CRM intégré, vous avez une vue d'ensemble sur l'historique de chaque contact, les interactions passées, les opportunités en cours, etc.
Chez Dendreo par exemple, notre CRM vous permet de :
Bref, c'est un outil indispensable pour optimiser votre gestion et fidéliser vos clients !
La communication, c'est le ciment de toute votre organisation. Mais entre les e-mails aux stagiaires, les notifications aux formateurs, les relances aux clients... On s'y perd vite, n'est-ce pas ?
La communication est un élément clé dans la gestion d'un organisme de formation. Vous devez pouvoir échanger facilement et efficacement. Un logiciel de formation doit vous permettre de centraliser vos communications et de gagner du temps.
Pour une solution optimale, privilégiez les fonctionnalités suivantes :
L'idéal est d'avoir tous ces outils centralisés au sein d'une même interface pour gagner en efficacité.
Chez Dendreo par exemple, notre module d'e-mailing vous permet d'envoyer des e-mails personnalisés directement depuis le logiciel, avec votre nom de domaine.Mais aussi la possibilité d'ajouter automatiquement des pièces jointes générées par le système (conventions, convocations, attestations, etc.).
%2520(1).png)
Quatrième fonctionnalité indispensable : des outils de suivi financier pour piloter efficacement la rentabilité de votre activité.
La facturation est un aspect crucial de la gestion d'un organisme de formation. Elle impacte directement votre trésorerie. Un logiciel de gestion de la formation doit donc vous offrir une solution de facturation simple, rapide et efficace.
Votre logiciel doit vous permettre de :
L'idéal est d'avoir également des tableaux de bord personnalisables pour visualiser en un coup d'œil vos indicateurs clés.
Dendreo vous permet de créer des factures en quelques clics, de suivre les paiements en temps réel et d'améliorer votre trésorerie grâce à des fonctionnalités avancées comme le lien de paiement direct.
Nous proposons même un module de gestion des financements complexes pour vous aider à gérer facilement les prises en charge multiples (OPCO, CPF, entreprise, etc.). De quoi vous simplifier grandement la vie !
À l'ère du digital, vos clients, stagiaires et formateurs s'attendent à avoir accès à l'information quand ils le souhaitent, où ils le souhaitent.
Les extranets sont des espaces en ligne sécurisés qui permettent à vos apprenants, formateurs et partenaires d'accéder à des informations et des documents importants. Ils favorisent l'autonomie, réduisent les échanges d'e-mails et améliorent la communication.
Un bon logiciel de gestion de la formation doit vous permettre de créer des extranets personnalisés pour chaque type d'utilisateur.
Voici un exemple des fonctionnalités que les extranets proposés par Dendreo embarquent :
Côté formateur, l’extranet offre par exemple :
Et il existe même un Extranet entreprise, pour vos clients. Il permet de simplifier la communication et les échanges d'informations. Cet espace permet de visualiser les formations, accéder aux documents, consulter les questionnaires de satisfaction et suivre la progression des employés. Un outil essentiel pour les responsables de formation souhaitant optimiser le suivi des parcours et la communication avec votre organisme.
Ces extranets permettent de gagner du temps dans la gestion administrative et réduire considérablement le nombre d'e-mails et d'appels que vous recevez. Ils améliorent aussi l'expérience de tous vos interlocuteurs.
Vos stagiaires se sentent plus impliqués dans leur parcours de formation, vos formateurs ont toujours les bonnes informations à portée de main, et vos clients apprécient la transparence et la facilité d'accès aux informations.
C'est un vrai plus pour votre image !
Si vous proposez des formations en ligne, il est essentiel que votre logiciel de gestion de la formation se synchronise avec votre plateforme LMS (Learning Management System). Cela vous évitera les doubles saisies, les erreurs et les pertes de temps.
Lors de votre sélection, accordez une importance particulière à :
Chez Dendreo, nous avons fait le choix de nous interfacer avec les meilleurs LMS du marché plutôt que de développer notre propre module. Cela vous permet de bénéficier d'outils (ERP et LMS) qui excellent chacun à leurs tâches respectives et qui communiquent parfaitement entre eux.
Voici quelques fonctionnalités disponibles sur Dendreo :
.png)
La certification Qualiopi est incontournable pour les organismes de formation qui souhaitent bénéficier de financements publics. Un logiciel de gestion de la formation doit vous accompagner dans cette démarche et vous aider à respecter les 32 indicateurs Qualiopi.
Votre futur logiciel doit vous permettre de :
Dendreo vous offre un accompagnement complet pour obtenir et maintenir votre certification Qualiopi. Notre logiciel vous aide à collecter les preuves, à suivre les indicateurs et à préparer vos audits en toute sérénité.
En collaboration avec un consultant Qualiopi expert, nous avons élaboré une grille de travail dynamique directement au sein du logiciel.
La formation à distance est en plein essor. Mais les solutions comme Teams, Meet, ou Zoom ne sont pas adaptées aux obligations des organismes de formation (émargements, etc.) et ne respectent pas la RGPD (coucou le Patriot Act 👋).
Un logiciel de gestion de la formation doit donc vous offrir une solution intégrée pour organiser et animer des classes virtuelles.
Pour une gestion efficace, les fonctionnalités suivantes sont cruciales :
Dendreo propose une solution de classe virtuelle native, directement intégrée à votre logiciel de gestion de la formation. Vous pouvez ainsi organiser des sessions de formation à distance en toute simplicité, tout en garantissant une expérience utilisateur optimale.
Une bonne visibilité en ligne est cruciale. Un site web statique et peu attrayant peut vous faire passer à côté de nombreuses opportunités. Les apprenants potentiels ont besoin de trouver facilement vos offres de formation, de comprendre clairement ce que vous proposez et de s'inscrire en quelques clics.
Un catalogue de formation en ligne doit proposer :
Dendreo vous permet de créer un catalogue en ligne professionnel et personnalisé, synchronisé en temps réel avec votre logiciel de gestion. Vos visiteurs peuvent consulter vos offres de formation, s'inscrire en ligne et payer en toute sécurité.
Notre catalogue public propose :
%2520(1).png)
Si vous souhaitez accéder aux financements du Compte Personnel de Formation (CPF), vous devez utiliser la plateforme EDOF (Espace Des Organismes de Formation). Il est donc crucial que votre logiciel de gestion de la formation se synchronise avec EDOF pour éviter les ressaisies et les erreurs.
Les critères incontournables à prendre en compte incluent :
Grâce à notre partenariat avec WEDOF, Dendreo est le premier ERP à vous offrir une fonctionnalité de synchronisation native avec EDOF !
Chaque organisme de formation a des besoins spécifiques. Il est donc essentiel de bien évaluer vos attentes et de tester différentes solutions avant de faire votre choix. Un logiciel de gestion de la formation performant, comme Dendreo, vous permettra de gagner du temps, d'améliorer la qualité de vos formations et de vous concentrer sur l'essentiel : transmettre votre passion et accompagner vos apprenants vers la réussite.
Dendreo est un logiciel SaaS de gestion pour organisme de formation qui intègre toutes les fonctionnalités indispensables citées précédemment, et bien plus encore !
Demandez dès maintenant une démonstration gratuite de Dendreo et découvrez comment notre logiciel peut vous aider à optimiser votre activité et à atteindre vos objectifs.
.png)
%20(1).png)
%20(1).png)
%20(1).png)