Elle vous a sûrement hanté avec ses signatures incomplètes et ses allers-retours avec les OPCOs, aujourd’hui on continue notre série sur les documents essentiels de la formation avec la feuille d’émargement.
On va faire le point sur celle-ci, pour savoir si elle est obligatoire, si elle doit comporter des mentions spéciales, et bien plus.
On vous fournit même des modèles à télécharger pour vous faciliter le recueil des émargements 😉
La feuille d’émargement, aussi appelée état d’émargement, est une des pièces qui permet de justifier la présence effective des stagiaires lors d’une formation.
Il s’agit d’un document que chaque apprenant et chaque formateur doit signer pour chaque créneau de la formation. Elle se présente souvent sous la forme d’un tableau comprenant les informations qui identifient les apprenants, les formateurs et la formation concernée. C’est un document relativement simple mais à remplir avec sérieux !
Un certificat de réalisation des actions de formation, bilans de compétences, actions VAE et actions de formation par apprentissage s’ajoute à la feuille d’émargement pour être transmis aux financeurs OPCO.
L’organisme de formation peut opter pour l’usage de feuilles d’émargement collectives ou individuelles, en fonction de son fonctionnement et ses besoins.
Dans les deux cas, certaines mentions sont obligatoires :
Sans ces éléments, la feuille d’émargement n’a pas valeur de preuve.
Faites attention lorsque vous renseignez l’intitulé du module ou de la formation : il doit être identique sur chaque document produit pour cette formation.
La feuille d’émargement permet de prouver qui était présent lors d’une formation. C’est une information essentielle pour toutes les parties impliquées :
L’émargement peut déjà voler de précieuses minutes à la formation lorsqu’il faut s’assurer que chaque apprenant aie bien signé pour chaque créneau de formation. Cette étape est incontournable, mais pour la création du document d’émargement, on vous aide grâce à deux modèles à utiliser facilement :
Feuille d’émargement collective pour tous les apprenants et stagiaires d’une même action de formation : Feuille d'émargement collective
Feuille d’émargement individuelle pour toutes les sessions de formation d’un même apprenant : Feuille d'émargement individuelle
Comment les utiliser ? Téléchargez et ouvrez ces modèles avec Word, puis renseignez les informations à la place des textes en bleu.
Quelques éléments à garder en tête pour la validité d’un émargement :
Lire aussi : Émargement en distanciel | Quelles sont les obligations et les solutions
Qu’il s’agisse de formation présentielle, distancielle ou hybride, une seule et même solution existe pour simplifier et centraliser les émargements…
Cette solution, c’est l’émargement en ligne, et Dendreo dispose de fonctionnalités qui rendent tout ça encore plus fluide.
Les apprenants peuvent émarger de plusieurs manières :
Les formateurs sont eux aussi invités à émarger en signant après les stagiaires pour clore l’émargement. Toutes les signatures sont automatiquement récupérées et vous pouvez générer en quelques clics les états d’émargement :
Vous pouvez ensuite télécharger ces documents au format Word ou PDF pour les transmettre aux financeurs. Les modèles de document sont personnalisables, afin de correspondre à votre OF.
Pourquoi courir après les signatures quand votre logiciel de gestion peut se charger de les réunir pour générer les preuves dont vous avez besoin lors des contrôles ?
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Et découvrez une démo du logiciel pour en découvrir les multiples facettes qui vous font gagner un temps précieux au quotidien.
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