C’est le choix voulu par les responsables et redouté par les équipes par excellence, changer de logiciel, où comment (si c’est mal géré) se retrouver avec des “c’était mieux avant”.
Changer de logiciel de gestion pour un organisme de formation, c’est comme préparer un marathon : une bonne stratégie, une planification soignée et un accompagnement efficace sont les clés de la réussite.
Un logiciel de gestion plus performant peut transformer vos opérations quotidiennes, fluidifier vos process, et vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel : former vos apprenants. Mais cette transition doit être bien orchestrée pour éviter les écueils. Voici les 5 étapes clés pour un changement de logiciel réussi.
Le point de départ ? Comprendre pourquoi votre logiciel actuel ne fait plus l’affaire.
Prenez le temps d’identifier :
Un changement réussi passe par l’adhésion de vos collaborateurs. Voici comment :
Une fois vos besoins identifiés, place à la sélection du logiciel. Votre cahier des charges doit inclure des critères précis :
Tenez vos équipes informées à chaque étape : les raisons du changement, les progrès du projet, et les choix effectués. Une communication transparente favorise l’adhésion et réduit les résistances.
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La migration des données est une étape cruciale. Personne ne veut perdre des informations ou interrompre ses activités, surtout quand on sait qu’un OF gère une grande quantité de données au quotidien.
Le changement de logiciel peut inquiéter. Rassurez vos collaborateurs avec des sessions de formation adaptées à leurs rôles.
💡 Bonus : Pensez à choisir un éditeur de logiciel de gestion qui propose de la formation ! Si votre éditeur de logiciel est certifié Qualiopi, le financement de ses dernières pourra être pris en charge.
Adoptez une approche par étapes. Testez le logiciel sur une partie de vos activités avant de l’étendre à l’ensemble de votre organisation. Cela vous permettra de :
Une conduite du changement réussie implique de mettre en place un soutien efficace pour les parties prenantes.
Mettez en place un support utilisateur solide pour répondre rapidement aux questions et résoudre les problèmes. Vos ambassadeurs jouent ici un rôle clé pour maintenir une communication fluide et un climat de confiance.
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Une fois le logiciel en place, le travail ne s’arrête pas là. Évaluez son impact sur vos performances et vos processus :
💡 Astuce : Ne paniquez pas si vos équipes mettent un peu de temps à s’adapter. Une légère perte de productivité initiale est normale, mais les gains suivent rapidement avec une bonne préparation.
Si vous rencontrez des problèmes, contactez votre éditeur ! Un bon logiciel de gestion, c’est aussi un logiciel conçu par une équipe réactive qui saura vous accompagner en cas de besoin.
Changer de logiciel, c’est plus qu’un projet technique : c’est une véritable aventure humaine. Chez Dendreo, nous avons accompagné des centaines d’organismes de formation dans cette transition essentielle. Et si on vous disait que cette étape, souvent redoutée, peut devenir une vraie opportunité de croissance ?
Pour vous aider, on a créé un guide complet pour tout prévoir, et surtout, à tout réussir.
En résumé, les clés du succès résident dans trois axes majeurs :
Chez Dendreo, nous croyons que le changement réussi repose sur une approche humaine, où vos équipes sont les acteurs clés de la transformation. En faisant ce choix, vous ne gagnez pas seulement un outil performant, vous renforcez aussi l'efficacité et la cohésion de votre organisation.
Prêts à voir concrètement ce que Dendreo peut faire pour vous ? Découvrez notre solution lors d’une démonstration gratuite et prenez le premier pas vers une gestion simplifiée et optimisée !
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