C’est la question qui revient sans cesse : « Combien de temps vais-je passer chaque jour à gérer mon organisme de formation ? » La réponse varie en fonction de multiples facteurs, mais une chose est sûre : cela peut vite devenir chronophage !
Entre la gestion administrative, pédagogique, logistique et commerciale, on ne sait parfois plus où donner de la tête.
Une petite structure, avec un nombre limité de formations et quelques formateurs, demandera moins de temps de gestion qu’un organisme de formation de grande envergure.
Petit OF : entre 2 et 5 heures par jour
Gros OF : plus d’un ETP (voire plus en période de rush)
Certaines formations sont plus complexes que d’autres. Une formation longue et dense, nécessitant des ateliers pratiques, demande davantage de préparation et de suivi qu’une formation en e-learning asynchrone.
Utiliser un logiciel de gestion de la formation peut faire toute la différence. L’automatisation de certaines tâches (facturation, envoi des convocations, suivi des évaluations…) vous fera gagner un temps précieux.
Une équipe structurée, où les rôles sont clairement définis et les tâches bien réparties, optimisera les flux de travail. À l’inverse, un manque de clarté peut rapidement engendrer des doublons et de la confusion.
Les pics surviennent souvent lors des ouvertures d’inscriptions, du lancement d’un nouveau programme, de l’audit Qualiopi ou encore du BPF. Attendez-vous à y consacrer plus d’heures à ces moments-là.
Pour comprendre où passe votre temps, voici un aperçu des activités qui peuvent vous occuper quotidiennement :
Selon une enquête récente, la gestion des documents (conventions, convocations, émargements, attestations, etc.) occupe la première place du podium des tâches les plus chronophages, avec 30 % des répondants qui l’ont placée en tête.
Voici le classement global, du plus chronophage au moins chronophage :
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des solutions pour vous faire gagner du temps (et de l’énergie) au quotidien :
Avec Dendreo, vous centralisez la plupart de vos tâches administratives, pédagogiques et logistiques : plus besoin de jongler entre mille tableaux Excel et votre boîte mail. Résultat : vous gagnez en moyenne 50 % de temps sur vos tâches de gestion.
Documentez vos processus internes. Ainsi, tout le monde sait qui fait quoi, à quel moment et avec quels outils. Vous limitez les erreurs et les pertes de temps.
Un outil de to-do list ou un logiciel de gestion vous aidera à garder le cap, à éviter les oublis et à répartir la charge de travail de manière équitable.
Un canal de discussion unique (ex. Slack ou Teams) permet de centraliser les échanges, de poser des questions rapidement et d’éviter les allers-retours par mail.
En clair, la gestion d’un organisme de formation peut représenter un véritable défi. Mais, en vous équipant des bons outils (coucou Dendreo !), en clarifiant vos processus et en mettant l’accent sur la communication, vous pouvez considérablement réduire le temps passé sur des tâches administratives. Résultat : plus de temps pour l’essentiel : former, innover et faire grandir votre organisme !
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