Lancer son propre centre de formation, c’est un projet excitant, mais aussi un vrai défi. Si les étapes pour obtenir son NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) auprès de la DREETS (Directions régionales de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) ou se certifier Qualiopi sont bien connues, de nombreux pièges peuvent se cacher sur le chemin. Et ces écueils, mal anticipés, risquent de freiner, voire de mettre en péril votre activité dès le départ.
Il y a bien sûr, des questions propres au développement de son centre de formation :
Pour que votre aventure de création de centre de formation, nous avons identifié les 10 erreurs les plus courantes et comment les éviter. 🚀
Soigner l’étude de marché préalable à la création de votre organisme de formation est extrêmement important. Cela vous permet de mesurer et anticiper la demande vis-à-vis de votre projet d’offre de formation. Proposer une offre pour laquelle il y a peu de demandes est l’un des pires écueils au moment de créer votre centre de formation. La formation que vous proposez doit répondre à un besoin identifié et mesuré.
Sinon, à l’ouverture de votre organisme de formation, vous manquerez d’apprenants et/ou de contrats. Vous mettrez en péril votre rentabilité et la pérennité de votre activité.
Vous devez accorder une importance toute particulière à :
Par exemple, proposer une formation dans une zone où la demande est faible voire inexistante est rarement un succès. Le besoin doit être adressé à une audience prête à passer à l’action.
Le marketing mix des 4P (Produit / Prix / Place / Promotion) est un outil très utile pour élaborer votre offre de formation.
Le NDA (Numéro Déclaration d'Activité) délivré par la DREETS est indispensable pour pouvoir ouvrir votre centre de formation et exercer votre activité.
Pour l’obtenir sans risque de refus de dossier, certaines configurations sont à éviter :
>>> LIRE AUSSI : Ouvrir son centre de formation professionnelle : comment ça marche ?
.png)
Les articles L. 6352-11 et L. 6351-6 du code du travail prévoient que “la déclaration d’activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsque ce bilan n’a pas été adressé à l’autorité administrative”.
Par ailleurs, selon l’article L. 6355-15, code du travail, vous risquez également une amende de 4 500€ pour infraction pénale si vous ne produisez pas de BPF.
“Le fait de réaliser des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle continue sans adresser à l’autorité administrative le document retraçant l’emploi des sommes reçues et dressant le bilan pédagogique et financier de son activité, le bilan, le compte de résultat et l’annexe du dernier exercice clos, en méconnaissance des dispositions de l’article L. 6352-11, est puni d’une amende de 4 500 euros”.
Il est donc indispensable de produire et transmettre votre bilan pédagogique et financier chaque année.
La production de ce document est fastidieuse et complexe. Mais le BPF peut être généré très simplement avec un logiciel muni d’un outil de création de BPF comme Dendreo. Le logiciel de gestion alimente automatiquement votre BPF, vous évitant ainsi erreurs et oublis.
Comme toute entreprise, un centre de formation est assujetti à la TVA. Mais en tant que prestataire de formation professionnelle, vous pouvez bénéficier d’une exonération de TVA, dans certaines conditions :
Notez que l’exonération de la TVA se fait via démarche volontaire. Par défaut, les prestations de formation réalisées dans le cadre de la formation professionnelle, dès lors qu’elles sont dispensées par des organismes de droit privé sont assujetties à la TVA. La demande d’exonération de TVA se fait en remplissant le formulaire Cerfa n°3511-SD.
Vous l’aurez compris, le NDA est essentiel pour permettre à votre organisme de formation d’exercer en toute légalité.
Il doit donc être conforme en tous points, en particulier vis-à-vis du SIRET qui y est rattaché. Ainsi, si votre OF change de région, votre SIRET change également. Ce changement doit se refléter sur votre NDA. Vous devrez alors demander un nouveau NDA, impliquant la radiation de l’ancien. Anticipez donc bien à l’avance en cas de déménagement, au risque de vous retrouver dans une situation administrative problématique.
💡 Prévoyez à l’avance :
• Déclarez le changement à la DREETS dans les 30 jours.
• Mettez à jour vos certifications (Qualiopi, EDOF).
• Attention aux délais ! Parfois, la réactivation de certains droits (CPF, EDOF) peut prendre jusqu’à 3 mois.
Le CPF est un système de financement de formation formidable en apparence. Malheureusement, trop de personnes l’ont considéré comme un filon que l’on peut exploiter pour faire du profit… au détriment des apprenants, et de l’Etat.
A long terme, il est important de prioriser la qualité de la formation. Créer un organisme est un très beau projet, mais qui doit être motivé par de bonnes raisons : aider des personnes à monter en compétences, partager des savoir(-faire) et construire une activité solide et pérenne.
Pour lutter contre les potentielles dérives du système de financement CPF, celui-ci tend à se durcir. On assiste à la multiplication de nouveaux textes de loi, procédures, et obligations réglementaires pour encadrer ce financement.
Créer son organisme de formation en reposant toute sa rentabilité sur le système CPF est donc une très mauvaise idée. Fin 2022, les volumes de dossiers financés par le CPF se sont par exemple écroulés d’environ 60%, entraînant avec eux de nombreux OFs qui dépendaient exclusivement de ce marché.
Il est préférable de varier les modalités de financement que vous acceptez et visez, afin de ne pas être tributaires des variations de législation sur un seul de ces modes de financement.
💡 Dendreo permet de proposer à vos clients une diversité de financeurs externes : OPCO, Pôle Emploi, CDC… Pour vous assurer une gestion fluide des financements.
Les démarches de création du centre de formation prennent du temps et sont soumises à des délais précis. Il est important de se renseigner sur les dates butoir des différentes formalités administratives à effectuer pour votre organisme de formation, mais surtout de les anticiper.
Prenons un exemple : les démarches pour accéder à la plateforme EDOF permettant de proposer des formations CPF ont énormément évolué en octobre 2022. Depuis, une démarche initialement très simple, presque automatique, est devenue un véritable parcours du combattant. Il est nécessaire de remplir un dossier conséquent, et les délais de réponses se comptent en maintenant en mois.
Déménager son OF d’une région à une autre demande de l’anticipation. Le SIRET et le NDA changent selon la région d’implantation de votre centre de formation. Ce changement implique une nouvelle déclaration auprès de la DREETS, dans les 30 jours suivant le changement de région. Mais cela implique également une nouvelle démarche auprès du votre organisme certificateur Qualiopi, ainsi qu’auprès d’EDOF, qui peut prendre jusqu’à 3 mois ! Pendant ces 3 mois, vous serez coupés d’EDOF et de tout revenu provenant du CPF : une coupure qui peut s’avérer fatidique pour beaucoup d’OFs…
Un autre exemple : le BPF doit être transmis entre avril et mai de chaque année. L’absence ou le retard de sa transmission peut avoir des conséquences très fâcheuses pour votre OF, avec une radiation de tous les dispositifs de financement français.
Assurez-vous donc de bien vous informer sur les différents documents et démarches avec leurs délais respectifs pour vous préparer en amont et ne pas être pris au dépourvu.
>>> LIRE AUSSI : Déclaration pour son organisme de formation : conformité, délais…
Créer son organisme de formation demande une certaine exigence, notamment quant à la qualité des formations. Une pratique parfois tentante, serait d’acheter des formations sur étagère à revendre à vos clients. Cette approche ne vous aidera pas à vous démarquer, ni à proposer à vos apprenants un catalogue de formation à valeur ajoutée forte et unique.
Pour proposer à vos apprenants des contenus et parcours de formation adaptés et qualitatifs, il est important de construire vos contenus et de les enrichir selon leur profil avec vos connaissances et méthodes pédagogiques. Sans cela, vous serez réduits à vous battre uniquement sur le marketing et les prix pour vous différencier de votre concurrent, qui revendra les mêmes formations sur étagère que les vôtres…
💡 Avec un logiciel de gestion comme Dendreo, votre catalogue est accessible en ligne. Vos prospects peuvent alors découvrir votre offre, vos clients commander des prestations et vos apprenants s’inscrire à vos sessions de formation.
Lorsque vous construisez votre offre de formation, l’une des premières étapes consiste à déterminer le type de formation que vous allez proposer.
La formation dite “synchrone” est la modalité traditionnelle de transmission des savoirs. Elle est composée de sessions de formation en direct auxquelles formateurs et apprenants participent en même temps sur des créneaux donnés.
La formation asynchrone, plus connue sous le terme généraliste de “e-learning” demande plus de travail de préparation en amont et une certaine maîtrise pour élaborer des parcours de formation cohérents et efficaces.
Le modèle asynchrone implique de fournir à vos apprenants toutes les informations et outils leur permettant de se former en autonomie.
Bien sûr, il est tout à fait possible de combiner des formations synchrones et asynchrones. Cette combinaison peut même faire des merveilles !
En créant un organisme de formation, vous pouvez choisir de transformer certaines de vos formations :
Ce changement est moins évident qu’il n’y paraît. Plusieurs facteurs (d’ordre technique, informatique, organisationnel, pratique…) sont à prendre en compte.
Les attentes et les comportements de votre public vis-à-vis de formations e-learning peuvent être complètement différents du modèle synchrone. Il ne s’agit pas de simplement reprendre les slides PowerPoint d’une formation synchrone pour les rendre disponibles en e-learning ! Une telle approche se soldera assurément par un engagement et un taux de satisfaction très faibles de la part de vos participants.
Pour y arriver, beaucoup d’OFs sollicitent l’aide de professionnels en ingénierie pédagogique, spécialisés en e-learning. Certaines plateformes LMS proposent également des services d’assistance et “studios” pour aider à la réalisation de parcours e-learning engageant et de qualité. Ne sous-estimez pas le temps nécessaire et le budget à allouer pour réaliser ce genre d’exercice !
💡 Les contenus de formation doivent souvent être mis à jour régulièrement pour rester pertinents.
Créer un centre de formation peut sembler simple, mais le faire fonctionner et prospérer est une autre paire de manches.
Il vous faudra jongler avec les volets inhérents à la gestion d’un OF :
Le recours à des outils adaptés vous sera d’une grande aide. Par “adaptés”, on entend des outils qui répondront aux besoins de votre organisme de formation tant sur un plan opérationnel, que stratégique et ergonomique.
Bien choisir son outil de gestion de formation (ERP, pour Enterprise Resource Planning) est la clé pour avancer sereinement, gagner du temps au quotidien et mettre toutes les chances de votre côté pour réussir durablement dans la formation professionnelle.
Une erreur courante est de négliger son benchmark d'outils et logiciels et d’opter pour le moins cher, sans même vérifier les caractéristiques essentielles. Comment se présente la solution, sa prise en main, ses fonctionnalités, son fonctionnement et son ouverture aux autres technologies… ? Tous ces éléments sont primordiaux pour choisir son logiciel, et surtout, vous éviter bien des déboires financiers et une perte d’un temps précieux en cas de mauvais choix.
>>> LIRE AUSSI : Outils de suivi de formation : quelques solutions vraiment pertinentes
>>> LIRE AUSSI : Qu’est-ce qu’un BON logiciel de gestion pour OF ?
Pour démarrer votre activité du bon pied avec un pilotage fluide et efficace, pensez au logiciel ERP Dendreo ! Son interface intuitive et ergonomique permet à votre centre de formation de simplifier et centraliser tous les pans de sa gestion.
Vous disposez de tous les outils essentiels pour organiser et suivre vos formations, clients, prospects, apprenants, formateurs, ainsi que traiter vos dossiers commerciaux, administratifs et financiers en toute simplicité, et assurer un suivi qualité adapté pour obtenir et maintenir votre certification Qualiopi.
.png)
%20en%202025%20(2).png)
.png)