L'émargement traditionnel, n'est plus adapté aux réalités de la formation à distance. Ce changement de paradigme pose plusieurs défis : comment garantir la présence des apprenants, assurer la validité juridique des signatures, et respecter les exigences légales ?
La fraude, la non-conformité légale et la perte de traçabilité sont autant de risques majeurs qui peuvent compromettre la crédibilité et la conformité des formations.
Partie 1 : Comprendre l'émargement en formation
Définition de l'émargement
L'émargement est un acte juridique obligatoire qui consiste à signer une feuille de présence. Il permet de :
Justifier de la présence des participants et des formateurs durant la formation.
Garantir la traçabilité des actions de formation.
Respecter les obligations légales.
Exigences juridiques et administratives
La jurisprudence a progressivement défini les caractéristiques d'une feuille d'émargement pour qu'elle ait force probante. Ces caractéristiques sont les suivantes :
Les coordonnées : Nom, prénom, et éventuellement numéro d'identification ou de matricule du participant.
Les dates et horaires de la session de formation : Indication précise des dates et des horaires de début et de fin de chaque session de formation.
Le nom de l'organisme d'accueil : Identification de l'organisme ou de l'établissement qui accueille l'apprenant pour la formation.
Le nom du formateur ou du tuteur : Mention du nom du formateur ou du tuteur chargé de la supervision du participant pendant la formation.
La signature du participant : attestant de sa présence effective à la session de formation.
La signature du formateur ou du tuteur : Signature du formateur ou du tuteur confirmant la présence de l'apprennant et validant sa participation à la session de formation.
Exemple de feuille de présence
Partie 2 : Quelles solutions pour le relevé des présences à distance ?
Pour les formations à distance, l'émargement traditionnel sur papier est donc obsolète et inadapté.
Il faut donc trouver des solutions qui garantissent la validité juridique de vos formations en ligne, tout en respectant les exigences légales.
Face à ce défi, une seule solution s'impose : l'émargement numérique.
Pourquoi d'autres méthodes ne suffisent pas ?
Relevé des connexions sur une plateforme de visioconférence (Google Meet, Zoom, etc.) : Cette méthode ne prouve pas l'identité réelle des participants ni leur niveau d'attention pendant la formation.
Utilisation de tableaux collaboratifs en ligne (Miro, Mural, etc.) : Même si ces outils sont utiles pour la collaboration, ils ne constituent pas une preuve juridique de présence et ne garantissent pas la sécurité des données.
Envoi d'e-mails de confirmation : Les e-mails peuvent être facilement ignorés ou supprimés, et ne prouvent pas réellement la participation active du participant.
Partie 3 : L'émargement en distanciel et la législation
Le cadre légal de la signature électronique en France
Avant toute chose, un émargement est une signature, donc un émargement en distanciel correspond à une signature électronique.
En France, le règlement eIDAS a été retranscrit en droit français dans les articles 1366 et 1367 du Code Civil. Ces articles établissent la valeur juridique de la signature électronique en France. Ils reprennent les règles d'utilisation et le principe de non-discrimination établis par le règlement eIDAS.
Valeur juridique de la signature électronique
La signature électronique a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. Elle est non répudiable, c'est-à-dire que le signataire ne peut pas contester sa signature. Elle est également infalsifiable, c'est-à-dire qu'il est impossible de la modifier sans laisser de trace.
Exemple : émargement électronique avec Dendreo (à distance ou présentiel)
Partie 4 : L'émargement numérique : la solution conforme et sécurisée
L'émargement numérique, basé sur la signature électronique, est la seule méthode qui répond aux exigences légales et offre une sécurité optimale :
Conformité légale : Les solutions d'émargement numérique conformes au règlement eIDAS (comme Dendreo) garantissent la valeur juridique de la signature électronique, équivalente à celle d'une signature manuscrite.
Authentification des participants : Grâce à des mécanismes d'authentification renforcée (mots de passe, codes uniques, etc.), vous vous assurez que les signataires sont bien ceux qu'ils prétendent être.
Horodatage et traçabilité : Chaque signature électronique est horodatée, ce qui permet de retracer précisément la date et l'heure de l'émargement.
Intégrité des données : Les solutions d'émargement numérique garantissent que les données d'émargement ne peuvent être modifiées sans laisser de trace.
Plusieurs solutions d'émargement numérique existent sur le marché. Il est important de choisir une solution qui soit conforme à la réglementation eIDAS, mais aussi une solution qui soit intégrée à votre système de gestion administrative. À quoi bon proposer de l’émargement électronique si c’est pour ressaisir les présences à la main ensuite !
Dendreo, la plateforme de gestion pour organisme de formation, propose une solution d'émargement numérique intégrée à son système.
Notre solution vous permet de :
Gérer les inscriptions aux formations
Générer vos documents et e-mail automatiquement
Créer des sessions de formation en ligne
Envoyer des invitations aux participants
Suivre la présence en temps réel
Générer des rapports de présence
Suivre la satisfaction
Facturer vos clients
Et bien plus encore …
Partie 5 : L'émargement numérique, un atout pas seulement en distanciel
L'émargement numérique est indispensable pour les formations à distance, mais pourquoi s'arrêter là ? Si vous avez déjà franchi le pas pour vos formations en ligne, pourquoi ne pas étendre cette pratique à toutes vos formations, même en présentiel ?
La digitalisation de l'émargement présente de nombreux avantages, notamment :
Une obligation légale simplifiée : La loi exige que vous prouviez la présence de vos apprenants. L'émargement numérique vous permet de répondre à cette obligation de manière fluide et incontestable. Fini les piles de feuilles d'émargement à archiver !
La sécurité avant tout : L'émargement numérique, notamment avec la signature électronique qualifiée, garantit l'authenticité des signatures et la non-répudiation. Vous êtes ainsi protégé contre toute contestation ultérieure.
Un gain de temps précieux : Oubliez les tâches fastidieuses de collecte et de vérification des signatures. L'émargement numérique automatise tout le processus, vous libérant du temps pour vous concentrer sur l'essentiel : la qualité de vos formations.
Une traçabilité sans faille : Suivez en temps réel la participation, identifiez les absences et générez des rapports de présence en quelques clics. Vous avez ainsi une vision claire et précise de l'assiduité de vos apprenants.
Un geste pour la planète : En supprimant les feuilles d'émargement papier, vous réduisez votre empreinte écologique et contribuez à un avenir plus vert.
Comment mettre en place l'émargement numérique en présentiel ?
Plusieurs options s'offrent à vous :
Tablettes ou ordinateurs en libre-service : Mettez à disposition des tablettes ou des ordinateurs à l'entrée de vos salles de formation pour permettre aux participants de s'émarger facilement. → Distanciel ❌ → Présentiel ✅
QR codes : Générez des QR codes uniques pour chaque session de formation et demandez aux apprenants de les scanner avec leur smartphone pour confirmer leur présence. → Distanciel ✅ → Présentiel ✅
Extranet: Si vous utilisez Dendreo, vos participants n'auront pas besoin de télécharger une application spécifique. Ils pourront accéder à leur Extranet Participant ou à la liste d'émargement directement depuis le navigateur de leur smartphone. → Distanciel ✅ → Présentiel ✅
Smartphone du formateur : Le formateur peut utiliser son propre smartphone pour afficher la liste d'émargement. Les apprenants peuvent alors signer numériquement à tour de rôle. → Distanciel ❌ → Présentiel ✅
Conseils supplémentaires :
Communication : Informez clairement vos participants à l'avance sur la procédure d'émargement numérique.
Assistance : Prévoyez un support technique (FAQ, vidéo, e-mail, tel, …)
Flexibilité : Proposez plusieurs options d'émargement pour s'adapter aux différents équipements des apprennants (smartphones, tablettes, ordinateurs).
Conclusion et perspectives d'avenir
L'émargement en distanciel, face aux défis de la formation à distance, nécessite une approche adaptée pour garantir la validité et la conformité des formations.
L'émargement en distanciel, bien que différent de l'émargement traditionnel sur papier, n'en reste pas moins obligatoire. Il est important de choisir des outils et des solutions numériques conformes à la réglementation eIDAS.
Le gain de temps et considérable avec un outil d'émargement numérique conforme et adapté, vous vous assurez une gestion administrative plus légère et des participants ravis.
Et le petit plus ? Vous vous démarquez en tant qu'organisme de formation innovant 😉
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