L'enseignement et l'apprentissage continus sont en perpétuelle mutation, donc il est essentiel pour les organismes de formation de sélectionner l’outil de gestion approprié.
Que ce soit pour gérer des formations, surveiller les avancées des stagiaires ou améliorer les tâches administratives, un système de gestion performant est le secret de votre future réussite.
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Si vous avez commencé à chercher des solutions pour améliorer la gestion de votre centre de formation vous vous êtes sûrement retrouvé face à ces 3 acronymes :
Comprendre leurs spécificités et leurs applications respectives est le premier pas pour prendre une décision éclairée. Chacun de ces systèmes offre des fonctionnalités précises répondant à des besoins distincts.
Nous allons vous clarifier les différences entre ces trois systèmes pour vous aider à déterminer lequel sera le plus adapté à votre organisme de formation.
Un TMS est un système qui chapeaute toute la stratégie de gestion des talents d'une entreprise.
Il va au-delà de la formation pure et simple pour englober le recrutement, la performance, la rémunération, l'engagement des employés et l'évolution professionnelle.
Le TMS vous permet de centraliser toutes les informations relatives à vos employés, offrant ainsi une vue globale de leurs compétences, de leurs performances et de leur potentiel de développement.
Cela peut s'avérer crucial pour identifier les lacunes en matière de compétences au sein de votre organisation et pour développer des programmes de formation sur mesure.
Si votre objectif est de développer une force de travail solide et alignée sur les objectifs de l'entreprise, le TMS est probablement le système que vous recherchez.
Un LMS est plus étroitement concentré sur l'aspect éducatif.
C'est une plateforme dédiée à la création, la gestion et la diffusion des formations en ligne, qui permet de concevoir des cours interactifs et le partage avec les apprenants.
Un LMS offre des outils pour créer et générer des contenus pédagogiques (Scorm, Quiz, QCM, …). Mais également pour suivre et évaluer en détail la progression des apprenants, grâce à des outils d'analyse des données.
Il est particulièrement efficace pour les organismes de formation ayant des apprenants dispersés géographiquement ou qui souhaitent développer leur offre de formation en proposant du blended learning, de l’e-learning, et d'autres méthodes du digital learning.
Donc un Learning Management System a une vocation plus pédagogique qu'administrative, même si son nom ressort régulièrement au côté des TMS et ERP son objectif est différent et complémentaire d'un logiciel de gestion.
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L'ERP de gestion ou logiciel de gestion centralise l'ensemble des process d'un centre de formation en une seule et même plateforme.
Si vous cherchez à relier toutes les fonctions allant de l'administratif à la comptabilité, en passant par la gestion documentaire, la gestion commerciale ou encore le CRM, un système ERP sera votre meilleure option.
Choisir un ERP c'est opter pour une solution complète, fluide et centralisée de votre centre de formation.
Des logiciels comme Dendreo sont même des ERP spécialisés, c’est-à-dire qu'ils ont été conçus spécifiquement pour la gestion des centres de formation et le respect des normes qui leur incombent, comme Qualiopi, le BPF, la sous-traitance, etc…
Ces logiciels de gestion pour organismes de formation vous permettent de gérer les apprenants et les formateurs, la planification des actions de formation, la facturation, la numérisation de vos documents, les parcours de formation, la synchronisation avec les LMS et bien plus encore.
Autre avantage, avec un outil de gestion, vous pouvez obtenir des informations en temps réel sur l'ensemble de votre organisme de formation (Chiffre d'affaires, marges, nombre d'apprenants, etc.) ce qui est essentiel pour prendre des décisions éclairées et réactives.
Avant de prendre une décision, il est important de connaître les besoins spécifiques de votre entreprise. Posez-vous les questions suivantes :
En répondant à ces questions, vous pourrez mieux évaluer quel système correspond le mieux à vos besoins.
Nous l'avons vu, si vous cherchez à améliorer la gestion globale de votre organisme de formation, le LMS ne sera pas un bon choix, dû à son orientation pédagogique et son manque de fonctionnalités globales comme la gestion des formateurs, des apprenants, la facturation, les émargements, et on en passe…
Restent alors le TMS et l'ERP, et le choix est assez simple en réalité car les deux solutions s'adressent à des publics différents !
Si vous êtes une entreprise qui cherche à gérer de manière intégrée le développement des compétences, le recrutement, la performance et l'engagement de vos employés, mais qui ne fait pas de la formation son activité principale, alors choisissez un TMS.
Le TMS est idéal pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion des ressources humaines, en se concentrant sur l'alignement des talents avec les objectifs stratégiques de l'entreprise. Ce système est particulièrement adapté si vous désirez une solution tout-en-un qui gère le cycle de vie complet de l'employé, de l'embauche à la retraite, tout en mettant l'accent sur le développement et la rétention des talents.
Si vous êtes un organisme de formation qui se focalise sur l'offre de programmes éducatifs complets, la gestion efficace des sessions de formation, et la conformité réglementaire, mais qui ne fait pas du management des talents une priorité, alors choisissez un ERP de gestion (comme Dendreo).
Un ERP est parfait pour les organismes de formation qui ont besoin d'une vue holistique de leurs opérations. Il intègre toutes les fonctions essentielles – de la gestion administrative et financière à la planification des cours, en passant par le suivi des apprenants et la conformité aux normes.
C'est le choix idéal si vous cherchez du gain de temps et à rationaliser vos process opérationnels.
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Lors du choix entre ces systèmes, maintenez l'alignement avec les objectifs stratégiques de votre entreprise et considérez les perspectives à long terme.
Vous devez également réfléchir aux capacités en termes d'intégration, car sélectionner un système qui ne s'harmonise pas avec l'architecture technologique existante pourrait entraîner des dépenses supplémentaires et des maux de tête inutiles.
Le coût est aussi un critère déterminant. Examinez non seulement les prix d'achat ou d'abonnement, mais aussi les coûts de mise en œuvre, de formation, et d'intégration à long terme – sans oublier le retour sur investissement potentiel.
En somme, un ERP peut s'avérer plus cher initialement mais pourrait offrir des économies d'échelle significatives, tandis qu'un LMS ou TMS pourrait représenter un investissement plus modéré et focalisé.
Pour vous guider dans votre décision, considérez également :
Dans certains cas, il peut être avantageux de combiner les compétences de différents systèmes. Par exemple, vous pourriez envisager de combiner une solution de gestion avec un LMS pour bénéficier à la fois d'une gestion centralisée tout en développant vos formations en ligne.
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En combinant ces outils, vous pourrez bénéficier d'une gestion centralisée de l'administratif, des performances, ou encore de la satisfaction, tout en ayant une formation en ligne efficace et innovante.
De plus, cette approche intégrée permet d'optimiser les processus et de réduire les redondances.
Par exemple, les informations sur les apprenants sont partagées entre le LMS et l'ERP, ce qui évite la saisie de données en double et facilite la gestion.
De même, les informations financières peuvent être intégrées à l'ERP, ce qui permet une gestion plus efficace des ressources financières de l'entreprise.
Cette approche intégrée offre une très bonne expérience pour les utilisateurs.
Grâce à l'intégration fluide et native proposée par Dendreo, les apprenants se connectent à leurs extranets et peuvent naviguer entre différentes solutions (ERP : Extranet, classe virtuelle...- LMS : e-learning, blended learning, ...) sans avoir l'impression de changer de logiciels car ces derniers fonctionnent en marque blanche. Votre image de marque est donc renforcée !
Vous l’avez sûrement vu passer dans vos recherches, certains acteurs se présentent comme des solutions “complète” avec un LMS et/ou un CRM intégré, mais est-ce que c’est une bonne idée ?
Selon nous ce n’est pas le cas, voici pourquoi :
Attention : Pour sélectionner le meilleur de chaque monde, il est crucial d'opter pour un ERP ou un TMS conçu pour une intégration aisée avec vos outils existants, grâce à des intégrations natives, des API, des webhooks, etc., assurant ainsi une synergie parfaite entre toutes vos solutions.
Chez Dendreo, on est convaincus que la clé d'une gestion efficace et d'une offre de formation de qualité réside dans la combinaison d'outils de pointe, chacun maître dans son domaine.
C'est pour ça que nous privilégions les intégrations avec les meilleurs outils du marché, qu'il s'agisse de LMS, de CRM, ou d'autres systèmes essentiels à l'administration et à l'expansion de vos activités de formation.
En optant pour le meilleur dans chaque catégorie, vous assurez à votre organisme une infrastructure technologique robuste, agile, et parfaitement adaptée à vos ambitions.
En conclusion, le choix entre TMS, LMS et ERP de gestion dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Il est essentiel de définir vos objectifs, de comprendre les fonctionnalités offertes par chaque système et de prendre en compte les coûts associés.
En faisant une évaluation approfondie, vous pourrez choisir le système qui vous aidera à gérer efficacement les talents de votre entreprise.
Pensez aussi que le meilleur moyen de savoir ce qui vous correspond c'est de tester et de contacter chacune des solutions pour leur expliquer vos besoins précis.
Si vous avez conclu que votre besoin est un ERP de gestion toutes les équipes de Dendreo sont disponibles pour vous accompagner dans votre recherche et vous présenter la solution leader du marché !
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