NDA, contrat, convention, attestation, convocation, bilan, … Il existe de nombreux documents importants quand on parle de formation professionnelle.
Mais seulement 3 sont obligatoires, mais lesquels ? C’est ce que nous allons décrypter dans cet article.
Spoiler alert : le programme de formation et la convocation de formation n'en font par parti 😉
Les organismes de formation (OF) ont de nombreuses responsabilités, notamment en termes de gestion administrative et de conformité documentaire.
Organiser une action de formation professionnelle (ADF) implique bien plus que de simplement rassembler des participants et un formateur dans une salle. La conformité documentaire joue un rôle crucial dans la réussite et la reconnaissance de votre OF.
Avant d’évoquer ces obligations liées à la formation en elle-même, le prestataire (OF) doit évidemment s'assurer d'être en capacité de dispenser des formations aux yeux de la loi.
C’est-à-dire détenir un NDA (numéro de déclaration d'activité), s'assurer de remplir et envoyé tous les ans un BPF (Bilan Pédagogique et Financier) en bonne et due forme.
S’il souhaite bénéficier des financements publics, l’organisme de formation doit détenir la certification Qualiopi.
Pour assurer la conformité de vos sessions, il est essentiel de connaître les documents obligatoires exigés par la loi, ils sont au nombre de 3 :
Bien souvent il y a confusion entre ce que la loi exige, ce que Qualiopi demande, et ce qui est simplement recommandé.
Ici nous allons nous focaliser uniquement sur les documents obligatoires, nous aborderons les documents non obligatoires mais recommandés dans un autre article.
La convention de formation professionnelle, parfois appelée contrat (on vous explique la différence ici), est un document officiel qui formalise l'engagement contractuel entre l'organisme de formation et le stagiaire (ou son employeur).
La convention de formation, prévue par l’article L. 6353-1 du Code du travail, doit mentionner :
Les dispensateurs de formation sont tenus, en application de l’article L. 6362-5 du Code du Travail, de justifier de la réalité des actions qu’ils dispensent. L’article R. 6313-3 du Code du travail prévoit que « la réalité de l’action de formation composant le parcours est justifiée par tout élément probant ».
Une jurisprudence administrative constante (CAA de Nantes - 01/02/2017) a admis, que les feuilles de présence signées par les stagiaires et par le formateur, par demi-journée de formation, sont des pièces justifiant de la réalité d’une action.
L’état d’émargement est donc essentiel pour justifier la présence effective des stagiaires à une formation. Les feuilles d’émargements sont cruciales pour leur valeur probante.
Il existe deux types de feuilles : l’émargement collectif et l’émargement individuel. L’organisme de formation choisit le modèle en fonction de l’organisation de la formation.
Pour les prises en charge par les organismes financeurs (OPCO), utilisez un certificat de réalisation des actions de formation, incluant bilans de compétences, actions VAE et apprentissage. Conservez tous les justificatifs de réalisation pour d'éventuels contrôles.
Les émargements doivent être signés par chaque participant à chaque session et comporter les informations suivantes :
Indispensable dès trois mois après le lancement de ses activités, le règlement intérieur est stipulé par les articles L.6352-3 et L.6353-4 du Code du travail comme un document obligatoire pour tout organisme de formation.
Ce document sert ainsi de pierre angulaire pour la gestion de la conformité et de la discipline au sein des sessions de formation, renforçant l'efficacité et la crédibilité de l'organisme formateur.
Il doit inclure :
Non nous n'avons pas craqué 😆 Le programme de formation, bien qu'essentiel, n'est pas listé ici parmi les documents obligatoires.
Cette omission s'explique par le fait que le programme de la formation est déjà intégré dans la convention de formation.
En effet, l'article L6353-1 du Code du travail stipule
La convention de formation sert donc de cadre contractuel global et intègre tous les éléments relatifs au programme.
Dans un but marketing et pédagogique, la grande majorité des organismes de formation créent un programme de formation à part, mais, selon la loi, rien ne vous y oblige et c'est la convention de formation qui doit le contenir. C'est pour cela que le programme de formation n'est PAS un document obligatoire.
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Il faut le dire, ces documents ne sont que la face émergée de l'iceberg que représente la gestion documentaire d'un centre de formation.
Il y a donc là un challenge : Comment simplifier la création, la personnalisation, l'envoie, le suivi, etc... de tous ces types de documents ?
Vous imaginez, devoir créer chaque document pour chacun de vos stagiaires et clients. Cela représente plusieurs journées de perdue chaque mois pour une tâche répétitive à faible valeur ajouté.
N'y a-t-il pas moyen de se simplifier la vie avec toutes ces nouvelles solutions digitales, à l'image de Dendreo.
La gestion électronique des documents (GED) consiste à générer, organiser et stocker informatiquement l'ensemble des documents relatifs aux formations.
La GED présente de nombreux avantages pour les OFs :
La réglementation relative à la documentation des formations professionnelles peut évoluer. Il est donc crucial de se tenir informé des mises à jour pour garantir la conformité de vos pratiques.
Ressources pour la veille réglementaire
1. Quels documents administratifs dois-je obligatoirement conserver ?
Vous devez conserver obligatoirement tous les documents mentionnés dans la section "Documents obligatoires" pendant une durée minimale de 5 ans.
Voici une infographie réalisée par Centre Inffo :
2. Faut-il obligatoirement faire signer une convention de formation aux participants particuliers ?
La convention est obligatoire uniquement pour les formations financées par un organisme public ou par l'employeur du participant.
En revanche pour les particuliers, vous devez faire signer un contrat de formation.
3. Comment savoir si un organisme de formation est déclaré ?
Vous pouvez vérifier le numéro de déclaration d'activité de l'OF sur le site internet du ministère du travail ou sur FormaPro.
4. Comment gérer les documents obligatoires ?
La gestion des documents obligatoires peut être fastidieuse et chronophage. Il existe des solutions logicielles de Gestion Electronique des Documents (GED) qui permettent de simplifier la création, le stockage, la gestion et le suivi des documents. Dendreo fait figure de référence parmi ces logiciels.
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