Quand on est OF, une gestion efficace est essentielle pour assurer la réussite des programmes de formation.
Les logiciels de gestion pour organisme de formation sont des outils précieux qui permettent de gagner du temps et d'optimiser les tâches redondantes à faibles valeurs ajoutées : mails, convention, convocations, satisfaction, BPF, etc...
Mais voilà, il existe de nombreux logiciels, portant des noms différents et il est difficile de savoir lequel choisir.
Comment faire une sélection ? Quelles sont les fonctionnalités de base ? Comment se faire une idée ?
Quand on est OF, une gestion efficace est essentielle pour assurer la réussite des programmes de formation.
Les logiciels de gestion pour organisme de formation sont des outils précieux qui permettent de gagner du temps et d'optimiser les tâches redondantes à faibles valeurs ajoutées : mails, convention, convocations, satisfaction, BPF, etc...
Mais voilà, il existe de nombreux logiciels, portant des noms différents et il est difficile de savoir lequel choisir.
Comment faire une sélection ? Quelles sont les fonctionnalités de base ? Comment se faire une idée ?
Dans cet article de blog, nous allons explorer les caractéristiques clés d'un bon logiciel de gestion et son importance pour les organismes de formation.
Nous parlerons aussi de l'importance de la flexibilité, de la personnalisation et de l'interface intuitive dans ces logiciels, ainsi que des avantages qu'ils offrent pour les opérations quotidiennes des centres de formation.
C'est un outil numérique conçu pour aider les organismes de formation à gérer efficacement leurs formations. Il doit offrir une solution complète pour la planification, l'organisation, l'exécution et l'évaluation des formations.
Un bon logiciel de gestion doit pouvoir faire face aux défis spécifiques auxquels sont confrontés les organismes de formation, tels que la gestion des inscriptions, la facturation, la gestion des formateurs, la génération de documents, l’intégration à vos autres outils et bien plus encore.
La gestion des organismes de formation peut être complexe et difficile sans l'aide d'un logiciel de gestion dédié. Ils sont essentiels car ils optimisent le temps passé à faire des tâches administratives et simplifient les interactions entre les parties prenantes.
En bref, il vous permet de vous concentrer sur le cœur de votre activité : la formation.
Pensez à tous les aspects de votre quotidien, combien d'entre eux sont liés à la gestion et pourraient être simplifiés ? C'est le but de ces logiciels, vous simplifier la vie.
➡️ Qualiopi, contrat, convention, convocation ,facturation, satisfaction, financements, e-mails, comptabilité, ...
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Un bon logiciel de gestion pour organisme de formation doit comporter plusieurs fonctionnalités essentielles pour optimiser le pilotage des formations.
Voici quelques-unes des fonctionnalités clés à rechercher :
Voici quelques exemples de fonctionnalités supplémentaires à rechercher dans un logiciel de gestion pour organisme de formation :
Prenons par exemple les émargements électroniques :
Si vous n'utilisez pas de solution de gestion dédié aux organismes de formation vos process doivent ressembler à ça ⬇️
Mais si vous optez pour une solution comme Dendreo pour vos émargements électroniques, vos process ressemblerons à ça ⬇️
Votre futur logiciel de gestion doit donc s'adapter à vos spécifiés, vous simplifier les tâches, vous faire gagner du temps et surtout vous aider à ne plus faire d'erreur de saisies.
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Chaque organisme de formation est unique et a des besoins spécifiques. C'est pourquoi il est essentiel que le logiciel de gestion de formation puisse s'adapter à ces particularités.
Il doit aussi faciliter l'intégration avec d'autres outils que vous utilisez déjà, comme votre CRM ou vos plateformes de visioconférence. Cela vous aidera à gérer l'ensemble de vos processus de formation de manière plus fluide et efficace.
Autre point important : le logiciel doit être évolutif et capable de s'adapter aux changements de votre organisation. Parce que vous le savez mieux que personne, les centres de formation peuvent connaître une croissance rapide et de nouveaux besoins peuvent apparaître. Votre logiciel de gestion pour organisme de formation doit donc pouvoir évoluer avec vous pour continuer à répondre à vos attentes.
Enfin, ce logiciel idéal doit prendre en charge différents formats de formation, du distanciel au présentiel en passant par l'hybride. Cela vous permettra d'offrir à vos apprenants une expérience de formation sur-mesure, adaptée à leurs préférences.
Une interface intuitive est primordiale pour offrir une excellente expérience à vos utilisateurs - apprenants, formateurs, clients et équipe de gestion. Avec une interface simple et claire, ils pourront utiliser le logiciel sans difficulté et l'adopter rapidement.
Vous pouvez même personnaliser cette interface pour qu'elle reflète l'identité de votre organisme de formation. Cela rendra l'expérience encore plus engageante et professionnelle pour tous.
Bien sûr, un bon support technique est également essentiel. Vous devez pouvoir résoudre rapidement et efficacement les éventuels problèmes rencontrés par vos utilisateurs, pour qu'ils puissent continuer à utiliser le logiciel sans interruption.
Vous allez pouvoir améliorer la collaboration entre vos équipes, optimiser vos opérations pour gagner en efficacité et en croissance, et même vous préparer sereinement à la certification Qualiopi.
Avec ces outils, vos collaborateurs auront accès à toutes les informations en temps réel, de manière centralisée et pourront communiquer facilement. Ils pourront ainsi travailler de manière plus efficace et coordonnée sur les projets communs, partager leurs ressources et leurs meilleures pratiques.
Le logiciel vous aidera aussi à suivre les progrès, respecter les délais et maximiser la productivité de l'équipe grâce à la gestion des tâches et des rappels.
Au final, cette collaboration renforcée se traduira par une meilleure qualité de vos formations et de meilleurs résultats pour votre organisme.
Un bon logiciel vous permettra d'automatiser les tâches répétitives (comme toutes les obligations liées à la formation professionnelle), de réduire les coûts et le temps consacré à la gestion administrative, d'améliorer le pilotage des ressources et analyser les données pour identifier les opportunités d'amélioration et de développement.
L'automatisation des tâches administratives répétitives permet de libérer du temps et des ressources précieux, ce qui permet aux membres de l'équipe de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que la création de contenu de formation, l'interaction avec les apprenants et l'amélioration de la qualité des formations.
Qualiopi et logiciel de gestion ? Ça a vraiment quelque chose à voir ?
Et bien oui ! C'est même la clé en réalité.
Vous allez pouvoir suivre facilement vos actions de formation, évaluer leur qualité, recueillir les retours des apprenants et mettre en place des actions d'amélioration continue en un clin d'œil. Mieux encore, vous pourrez automatiquement documenter et archiver tous les éléments de preuves demandés pour vos certifications.
Plus besoin de chercher des éléments de preuves et de les regrouper, tout est dans le logiciel.
Il est important de prendre en compte plusieurs critères.
Voici un tableau pour vous aider à choisir :
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Le bon logiciel pour votre centre de formation s'adaptera parfaitement à vos besoins (personnalisation). L'interface sera intuitive, la profondeur fonctionnelle sera forte (voir notre article sur le sujet), et l'accompagnement avant, pendant et après vente sera réactif, à l'écoute et constructif.
Il devra pouvoir s'intégrer facilement avec d'autres systèmes, pour faciliter votre gestion quotidienne. Des fonctionnalités d'automatisation vous aideront à réduire le temps administratif, vous permettant de vous concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Dendreo se distingue par son interface conviviale, son support client très réactif et sa forte personnalisation.
Chez Dendreo, ce qui nous distingue c'est notre approche centrée sur l'utilisateur et notre volonté de simplifier au maximum la gestion quotidienne des OFs.
Dendreo se présente non seulement comme une solution performante et sécurisée mais aussi comme un partenaire de choix pour les organismes de formation souhaitant optimiser leur gestion tout en bénéficiant d'un accompagnement personnalisé et d'une tarification transparente.
"Notre ancien logiciel, Gescof, ne répondait plus à nos attentes. Il y avait trop de tâches que le logiciel ne gérait pas, et que nous devions effectuer en parallèle. Nous voulions plus de flexibilité dans l'utilisation du logiciel, et avoir un outil plus performant et customisable pour automatiser nos actions et gagner en productivité."
"Nous avons décidé de changer de solution et d'utiliser Dendreo pour répondre à nos besoins."
"Nous avons impliqué toute l'équipe dans la décision et avons simulé des cas d'école pour voir comment les solutions proposées par Dendreo répondraient à nos besoins les plus complexes. Nous avons également travaillé sur la customisation de l'outil pour l'adapter à nos processus"
"Depuis que nous utilisons Dendreo, nous avons constaté une réelle amélioration dans notre travail. Nous avons pu automatiser de nombreuses tâches et gagner du temps grâce à la customisation de l'outil. Nous avons également pu tester des modèles complexes et utiliser les fonctionnalités de Dendreo au quotidien. L'équipe de Dendreo nous a accompagnés pendant la phase de lancement et le support est très réactif. Nous apprécions particulièrement le fait que nos interlocuteurs cherchent toujours des solutions pour répondre à nos besoins. En résumé, nous sommes très satisfaits de notre choix et recommandons Dendreo pour sa flexibilité, sa performance et son équipe motivée et réactive"
En 2019, Thiga Academy, générant plus de 2M€ de CA par an, avec 1600 apprenants et 15 formations, ont choisi Dendreo, passant d'une gestion Excel à une gestion optimisée.
De plus, les fonctionnalités telles qu'une interface agréable, une ergonomie améliorée et un support de qualité ont conduit à une amélioration notable de la rentabilité et de la satisfaction client, recommandant ainsi Dendreo à ses pairs, comme l'exemple de Pierre Fournier de Will Academy, devenu client en 2023.
Un BON logiciel de gestion pour organisme de formation doit être comme un super-héros - capable, flexible et éviter les mauvaises situations ! Il doit donner à votre organisme les moyens d'agir, rationaliser les opérations et améliorer la collaboration.
Il permet de gagner du temps, d'optimiser les tâches redondantes à faibles valeurs ajoutées et de simplifier les interactions entre les parties prenantes.
Il est important de choisir un logiciel qui répond aux besoins spécifiques de votre organisme de formation et qui peut évoluer avec votre organisation.
Un bon logiciel de gestion pour organisme de formation vous permet de vous concentrer sur le cœur de votre activité : la formation.
Choisissez un logiciel comme Dendreo qui a fait ses preuves et dont les clients sont satisfaits.
Les logiciels de gestion de centre de formation permettent d'automatiser les tâches administratives, d'adapter les cours en fonction des progrès des apprenants, et de fournir des rapports sur les performances du centre pour identifier les domaines à améliorer. Un bon logiciel devrait être facile à utiliser et personnalisable.
Conseils pour choisir le meilleur logiciel en fonction des besoins spécifiques de votre centre de formation : évaluez vos besoins spécifiques en matière de gestion, recherchez des fonctionnalités telles que la programmation des cours, la gestion des inscriptions et des paiements, le suivi des progrès des étudiants, etc., assurez-vous de la convivialité pour vous et vos étudiants, comparez les prix et les avis des utilisateurs avant de prendre une décision finale.
Le coût d'une licence pour un logiciel de gestion pour organisme de formation varie en fonction des fonctionnalités incluses. Certains fournisseurs proposent des modules de planification, de suivi des inscriptions et des paiements, ainsi que des outils d'évaluation et de certification. Avant d'investir, évaluez vos besoins et demandez des devis pour comparer les prix et les fonctionnalités.
Lorsque vous envisagez de choisir un logiciel de gestion pour votre centre de formation, vous vous demandez peut-être s'il est préférable d'opter pour une solution sur site ou basée sur le cloud. Les logiciels basés sur le cloud offrent une meilleure accessibilité, tandis que les solutions sur site peuvent répondre à des besoins spécifiques en matière de sécurité et de confidentialité. En fin de compte, le choix dépend des besoins spécifiques de votre entreprise.
Pour mesurer l'impact d'un logiciel de gestion sur les résultats d'un organisme de formation, il faut définir des objectifs clairs. Des mesures quantitatives telles que le taux de réussite des étudiants et la rentabilité permettent d'évaluer l'efficacité du logiciel. Le retour d'information qualitatif des formateurs et des étudiants permet également de mieux comprendre les avantages du logiciel. Un suivi et des ajustements réguliers sont essentiels pour une amélioration continue.
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