La signature électronique est un outil indispensable pour les organismes de formation. Elle permet de gagner du temps, de simplifier les démarches administratives et de garantir la sécurité et la validité juridique des documents.
Fini les impressions interminables, les envois postaux fastidieux ou, pire encore, les fax (oui, ça existe encore). Avec la signature électronique, tout se fait en quelques clics, depuis n'importe quel appareil connecté.
Mais face à la multitude de logiciels disponibles, comment savoir lequel répond vraiment aux besoins spécifiques des organismes de formation ? Spoiler : tous ne se valent pas !
Comparons différents logiciels de signature électronique disponibles sur le marché, leurs avantages et inconvénients.
Avant toute chose : définissez vos besoins. Quelques questions simples pour démarrer :
Ces questions vous guideront vers la solution la plus adaptée.
Voici un aperçu des grands noms du marché et de leurs points forts… et faibles.
Chaque logiciel a ses forces et ses faiblesses. Nous vous recommandons de bien définir vos critères prioritaires : budget, volume de signatures, intégration avec vos autres outils, support client, etc.
Oui, vous avez besoin d’un logiciel pour faire signer vos documents électroniquement : c’est un gain de temps considérable, et la planète vous en sera reconnaissante. MAIS, est-ce que votre besoin commence et s’arrête ici ? Bien sûr que non !
La signature électronique, c’est la face cachée de l’iceberg. Ce dont les organismes de formation ont réellement besoin, c’est d’un logiciel qui :
• Génère les documents (contrats, conventions, attestations, et tout ce qui finit en -tion),
• Les envoie par mail aux bonnes personnes,
• Permet à ces dernières de les signer,
• Et les archive automatiquement dans votre coffre-fort numérique !
Et si on va plus loin, pourquoi ne pas appliquer la même logique aux émargements ? Digitaliser vos émargements au même niveau que vos signatures électroniques, ça changerait tout, non ?
C’est pour cela que ces logiciels limités ne suffisent pas : ils ne couvrent qu’une infime partie de vos besoins. Certes, c’est la partie la plus visible, mais cela reste la face émergée de l’iceberg.
Ce qu’il vous faut, c’est une solution pensée pour vous, les organismes de formation.
Chez Dendreo, nous avons conçu une solution de signature électronique intégrée, spécifiquement adaptée aux défis des organismes de formation.
Elle vous permet de faire signer conventions, attestations directement depuis l‘interface Dendreo. Pas besoin de passer par un outil tiers. (On gère aussi les émargements électroniques)
Avec Dendreo, pas besoin d’ajouter une énième application à votre stack d’outils.
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Le meilleur ? Cette solution de signature électronique est incluse dans votre abonnement Dendreo, sans surcoût supplémentaire. Une véritable aubaine pour optimiser vos processus administratifs sans vous ruiner.
La signature électronique n'est pas seulement un outil pratique, c'est un levier pour optimiser votre gestion administrative. Chez Dendreo, nous simplifions la vie des organismes de formation pour qu'ils puissent se concentrer sur l'essentiel : former leurs apprenants dans les meilleures conditions.
Génération de documents en un clic, édition automatique du BPF, signature électronique… Découvrir la solution de gestion documentaire de Dendreo
Il est recommandé de sélectionner une solution de signature électronique proposée par un prestataire de services de confiance qualifié, reconnu par les autorités compétentes. Ces prestataires sont soumis à des audits réguliers et garantissent la conformité de leurs services aux exigences du règlement eIDAS. En France, l'ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information) publie une liste des prestataires qualifiés.
Oui, la plupart des OPCO reconnaissent la validité des signatures électroniques pour les documents de formation. Cependant, pour les émargements, leur utilisation n’est pas une obligation légale. Il est essentiel de vérifier les exigences spécifiques de chaque OPCO, car certains peuvent avoir des critères particuliers ou des préférences en matière de conformité documentaire.
Par exemple l’ANDPS demande pour les émargements électroniques une signature qualifié (Ce qui est égal à une signature chez le notaire !!!!!!! Ils sont fous, ces Gaulois, ils sont fous.)
Non, la réglementation française n’exige pas spécifiquement la signature électronique (eIDAS) pour les feuilles d’émargement. Cependant, les organismes de formation doivent pouvoir justifier la réalisation des actions de formation (article L.6362-6 du Code du travail).
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