Ce changement réglementaire a des implications profondes sur la manière dont les entreprises émettent, reçoivent et gèrent leurs factures. Dans cet article, nous allons décomposer les éléments-clés de cette réforme et expliquer comment elle affectera votre centre de formation.
La facturation électronique, ou e-invoicing, n'est pas simplement un PDF envoyé par email. Il s'agit d'un processus structuré où les factures sont émises, transmises et reçues sous une forme dématérialisée, avec un ensemble minimum de données structurées. Les formats acceptés sont divers, comme le Cross Industry Invoice (CII), Universal Business Language (UBL), et Factur-X.
Ces formats doivent permettre de standardiser et simplifier les échanges de factures électroniques.
L'E-invoicing, ou facturation électronique, est bien plus qu'une simple digitalisation du processus de facturation. Il s'agit d'une obligation légale qui concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Ce n'est pas simplement une question de modernisation ou d'efficacité, mais une exigence réglementaire qui vise à standardiser et sécuriser les flux de factures.
La facturation électronique doit permettre de réduire les coûts et les délais de traitement ainsi qu’offrir une traçabilité et une transparence accrues. Les factures électroniques sont plus difficiles à falsifier et plus faciles à auditer, ce qui réduit les risques de fraude fiscale.
L'E-reporting, ou la transmission électronique des données relatives aux transactions, est le second volet de cette évolution réglementaire. Contrairement à l'E-invoicing, l'E-reporting ne se limite pas aux transactions soumises à la TVA. Il englobe également les opérations non soumises à cette obligation, comme les échanges commerciaux avec des entités non assujetties à la TVA comme les particuliers, ou les transactions intracommunautaires.
L'essentiel à retenir ici est que ces deux volets, E-invoicing et E-reporting, couvrent 100% des flux transactionnels d'une entreprise. Que vous soyez concerné par l'un, l'autre, ou les deux, il est impossible d'échapper à cette transformation numérique.
En somme, la facturation électronique et le reporting électronique ne sont pas des options, mais des nécessités qui s'inscrivent dans une démarche globale de conformité et d'efficacité opérationnelle voulue par l’Etat.
En France, les organismes de formation sont généralement exonérés de TVA, ce qui pourrait laisser penser qu'ils échappent aux obligations liées à l'E-invoicing et l'E-reporting. Cependant, il est crucial de ne pas confondre "exonération de TVA" avec "exemption de conformité réglementaire".
La formalisation de la facturation impose également des contraintes sur les intermédiaires d’échange de factures. Ainsi, les entreprises devront obligatoirement passer par des plateformes de dématérialisation agréées par l’administration fiscale, telles que le PPF ou les PDP, pour assurer l’émission et la réception de leurs factures électroniques.
Le PPF, géré par l’AIFE (Agence pour l'informatique financière de l'État) , est une plateforme gratuite permettant l’émission et la réception de factures électroniques avec des fonctionnalités de base. Il centralise les données de facturation pour les transmettre à l’administration fiscale.
En effet, toutes les données de facturation concernées par l’E-reporting transiteront par le PPF, qu’elles proviennent de factures émises ou reçues pour le compte d’entreprises, ou de PDP.
MISE À JOUR : En octobre 2024, l’État a annoncé l’abandon du développement du PPF en tant que plateforme opérationnelle, tout en maintenant son rôle de concentrateur de données et de gestion de l’annuaire des entreprises.
Les PDP sont des plateformes privées, immatriculées par l’administration fiscale, habilitées à émettre et recevoir des factures électroniques. Elles offrent des services avancés tels que la conversion de formats, l’automatisation des processus et l’intégration avec les systèmes internes des entreprises. Avec l’abandon du PPF, les entreprises devront se tourner vers ces plateformes payantes pour répondre aux exigences de la facturation électronique.
Grâce à son intégration au groupe Septeo, récemment officialisé comme PDP, Dendreo se positionnera dans cette catégorie !
Les OD sont des prestataires qui assistent les entreprises dans la gestion de leurs factures électroniques. Contrairement aux PDP, ils ne sont pas immatriculés par l’État et doivent passer par une PDP ou le PPF pour transmettre les factures. Ils offrent des services tels que la numérisation, la conversion de formats et l’intégration avec les systèmes internes, mais ne peuvent pas assurer la transmission directe des factures à l’administration fiscale.
Fini les factures faites en Excel ou dans d'autres outils similaires !
Avec la réforme de la facturation électronique, tous les organismes de formation sont concernés. Il est essentiel de s'assurer que votre émission de factures et votre réception de factures sont conformes aux nouvelles obligations réglementaires.
En plus de choisir entre le Portail Public de Facturation (PPF) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), vous devrez également mettre en conformité votre CRM.
Veillez à ce que les numéros de SIRET et de TVA intracommunautaire de vos clients et fournisseurs soient corrects et à jour dans votre CRM. Ces informations cruciales assurent l'exactitude des données pour la facturation électronique et leur conformité avec les exigences des plateformes de dématérialisation et des autorités fiscales.
Il est crucial de mettre à jour et de nettoyer votre CRM dès maintenant pour éviter des complications ultérieures. Des bases de données incomplètes ou doublonnées peuvent devenir un véritable cauchemar à gérer.
Dendreo propose des outils pour maintenir votre CRM propre et à jour. De plus, nous préparons des mises à jour qui couvriront à la fois la partie CRM et la partie facturation électronique.
La réforme de la facturation électronique est un changement majeur qui impacte le fonctionnement des organismes de formation. Préparez-vous dès maintenant pour être en conformité et faciliter votre transition vers ce nouveau système de facturation.
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Dendreo, en tant que solution SaaS en constante évolution, est donc votre Opérateur de Dématérialisation (OD).
Nous mettons à jour notre logiciel plusieurs fois par jour, garantissant que tous nos clients bénéficient de la dernière version de notre solution.
En ce qui concerne l'E-invoicing, nous avons déjà commencé à tester l'implémentation du format Factur.X et le déployons depuis octobre 2023. Notre système intégré de gestion des cycles de vie des factures et notre future intégration avec le PPF (Portail Public de Facturation) et des PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) vous permettront de gérer efficacement vos transactions.
Pour l'E-reporting, notre CRM intégré distingue déjà les particuliers des entreprises et gère l'assujettissement à la TVA. Nous travaillons également sur des fonctionnalités qui permettront une meilleure qualification du pays de chaque entreprise, facilitant ainsi l'arbitrage entre l'E-invoicing et l'E-reporting.
La réforme de la facturation électronique (RFE) est une étape décisive dans la digitalisation des processus administratifs et fiscaux en France. Pour les organismes de formation, cette transition représente à la fois un défi et une opportunité.
D'un côté, elle impose une mise à niveau des systèmes de facturation et de gestion des données. De l'autre, elle offre une chance d'optimiser les opérations, de renforcer la conformité et de contribuer à la lutte contre la fraude fiscale.
Dendreo, conscient des enjeux et des besoins spécifiques des centres de formation, se positionne comme un partenaire technologique de premier plan. Notre solution SaaS, constamment mise à jour, est conçue pour vous accompagner dans cette réforme.
Avec l'intégration du format Factur.X, la distinction claire entre les particuliers et les entreprises dans notre CRM, etc. Dendreo se positionne comme un facilitateur de votre conformité réglementaire.
En anticipant les besoins de nos clients, nous avons pris des mesures proactives pour assurer une transition en douceur vers les nouvelles exigences de la RFE. Notre engagement est de fournir une solution qui non seulement répond aux impératifs de la réforme, mais qui facilite également votre quotidien, vous permettant de vous concentrer sur se qui compte : FORMER.
Pensez à nous suivre sur Linkedin pour ne rien manquer sur l’actualité de la réforme de la facturation électronique et découvrir comment elle va impacter votre quotidien d’Organisme de Formation.La réforme de la facturation électronique en France, initialement prévue pour 2024 et décalée à 2026, est un sujet brûlant pour toutes les entreprises, y compris les organismes de formation.
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