Les audits sont des étapes obligatoires en vue de l’obtention de la certification Qualiopi. Bien qu’il soit le deuxième de la série (trois audits en tout), l’audit de surveillance n’est pas à prendre à la légère. En effet, il permet de vérifier le traitement de toutes les non-conformités détectées lors du premier audit et que l’organisme de formation se trouve continuellement dans une démarche qualité. La réussite de l’audit de surveillance Qualiopi est donc primordiale.
Dendreo vous explique comment y arriver.
L’audit de surveillance Qualiopi fait partie des trois audits imposés par la certification Qualiopi. Il intervient après l’audit initial et avant l’audit de renouvellement.
Son objectif consiste à vérifier que l’organisme de formation est toujours dans le respect des exigences demandées par le référentiel national qualité (RNQ).
L’OF est soumis à un contrôle par un auditeur, soit d’un organisme certificateur soit d’une instance de labellisation, qui s’assure que les 7 critères et les 32 indicateurs sont toujours conformes.
L’auditeur va s’appuyer sur l’ensemble des documents mais aussi sur les divers entretiens et les observations qui ont été faits lors du premier audit. Si des non-conformités, mineures ou majeures, ont été relevées, alors il va s’assurer que des actions correctives ont bien été mises en place. Si les non-conformités mineures n’ont pas été traitées, alors elles deviennent des non-conformités majeures et l’OF a alors trois mois pour intervenir. De même, l’auditeur vérifie que d’autres non-conformités ne sont pas survenues depuis le dernier passage.
Mais ce n’est pas tout. L’auditeur Qualiopi s’intéresse également aux évolutions de l’organisme de formation, comme de nouvelles offres ou la présence de nouveaux formateurs, et examine qu’elles sont bien dans la démarche qualité de Qualiopi.
De même, si l’OF n’a pas pu être évalué sur certains indicateurs lors de l’audit initial, en raison notamment d’une création récente de son activité (nouvel entrant), cela sera fait pendant l’audit de surveillance.
Pour comprendre le cheminement de la certification Qualiopi, il faut bien distinguer le rôle de chacun des trois audits.
L’audit initial, comme son nom l’indique, est le tout premier audit. Il se déroule dans les locaux du centre de formation. L’auditeur examine tous les indicateurs du référentiel national qualité pour lesquels l’OF est concerné et qu’il est en mesure de justifier. Si des non-conformités sont repérées, deux possibilités :
L’audit de surveillance Qualiopi peut se dérouler à distance. L’auditeur contrôle les actions correctives et les indicateurs du RNQ qui n’ont pas été vérifiés auparavant. Il peut prononcer la suspension de la certification Qualiopi si les non-conformités n’ont pas été corrigées ou s’il observe de nouvelles non-conformités majeures.
Enfin, l’audit de renouvellement est différent de l’audit de surveillance, mais semblable à l’audit initial.
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L’audit de surveillance Qualiopi se déroule généralement entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention de la certification.
Un délai supplémentaire est autorisé jusqu’au 28e mois pour les OF qui ont eu leur certification avant le 1er janvier 2021.
Ce calendrier vous permettra de savoir quand réaliser le vôtre.
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Ce n’est pas parce que vous avez obtenu la certification Qualiopi après votre audit initial qu’elle vous est acquise à vie. Souvenez-vous, elle peut très bien vous être retirée temporairement ou de façon définitive si vous n’avez pas fait ce qu’il fallait. Un seul mot d’ordre pour réussir son audit de surveillance Qualiopi : la préparation et une démarche d’amélioration continue efficace !
Dans un premier temps, reprenez le rapport de l’audit initial et assurez-vous que chaque non-conformité a été réglée. Si des mesures sont en cours, voyez où elles en sont. Si certaines n’ont pas encore été déclenchées, traitez-les en priorité. Prenez également l’habitude de maintenir une certaine rigueur dans la gestion de tous vos documents (offre, catalogue, etc.). En effet, ces derniers vont être épluchés par l’auditeur pendant l’audit.
Ensuite, penchez-vous sur chaque indicateur du référentiel national qualité dont vous dépendez. Si vous constatez qu’il manque un document ou toute autre preuve pour valider l’indicateur, là aussi faites-en une priorité.
Attention, certains points demandent de redoubler de vigilance pour réussir son audit de surveillance Qualiopi :
La préparation d'un audit de surveillance Qualiopi peut sembler comme une montagne à escalader, surtout si vous êtes embourbé dans les détails de votre fonctionnement quotidien. Dans ce contexte, avoir un partenaire fiable peut faire toute la différence. C’est ici que Dendreo entre en jeu.
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Les outils de suivi intégrés vous permettent de suivre en temps réel les actions correctives que vous avez mises en place suite aux non-conformités éventuelles. Vous pouvez ainsi partager ces informations précieuses avec votre auditeur et montrer en toute transparence que vous avez pris les mesures nécessaires pour respecter les normes.
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